Mẫu Email Báo Giá Bằng Tiếng Anh: Cấu Trúc, Thuật Ngữ và 3 Mẫu Thực Tế Trong Digital Marketing

Mẫu email báo giá bằng tiếng Anh (Quotation Email) là tài liệu thương mại gồm 6 phần chuẩn, dùng trong digital marketing để cung cấp thông tin chi phí, phạm vi dịch vụ và điều khoản hợp tác cho đối tác quốc tế, giúp tăng tỷ lệ chốt đơn và xây dựng hình ảnh thương hiệu chuyên nghiệp.

Email báo giá bằng tiếng Anh (Quotation Email) là gì?

Quotation Email (hoặc Quote) là tài liệu thương mại do bên cung cấp dịch vụ gửi cho khách hàng tiềm năng, bao gồm thông tin chi tiết về chi phí, phạm vi công việc và các điều kiện đi kèm cho một dự án cụ thể. Trong digital marketing, email báo giá tiếng Anh giúp khách hàng hiểu rõ giá trị nhận được và là cơ sở để ra quyết định hợp tác.

>>>> Đừng đoán mò ngân sách — hãy nắm rõ chi phí quảng cáo thực tế trước khi bắt đầu.

Cần phân biệt rõ ba loại tài liệu thường bị nhầm lẫn: Quotation là báo giá cố định trong thời hạn hiệu lực (validity period); Estimate là dự toán sơ bộ có thể thay đổi theo phạm vi thực tế; Proposal là tài liệu toàn diện bao gồm cả giải pháp chiến lược và báo giá, thường dùng cho dự án digital marketing tích hợp nhiều kênh.

Cấu trúc chuẩn của email báo giá tiếng Anh trong digital marketing gồm những phần nào?

Email báo giá tiếng Anh chuẩn trong digital marketing gồm 6 phần theo thứ tự cố định: Salutation, Opening Comment, Introduction, Main Point, Concluding Sentence và Signing Off.

Xem thêm: Phần Mềm Tìm Email Hàng Loạt và Top Công Cụ Quét Email Hiệu Quả

Phần 1: Salutation & Greeting – Chào hỏi mở đầu dùng danh xưng nào?

Dùng danh xưng phù hợp với mức độ quen biết:

• Dear Mr. [Tên] / Dear Ms. [Tên] – khi đã biết tên và giới tính người nhận.
• Dear Sir/Madam hoặc To Whom It May Concern – khi chưa xác định được người nhận cụ thể.

Phần 2: Opening Comment – Câu hỏi thăm mở đầu thường dùng mẫu nào?

• I hope this email finds you well.
• I trust you are having a productive week.

Phần 3: Introduction – Cách xác nhận lý do gửi báo giá?

Gắn lý do gửi với yêu cầu trước đó của khách hàng để tạo sự liên tục trong giao tiếp:

• Following our discussion regarding the SEO optimization project, I am pleased to provide you with our formal quotation.
• As per your request for the Facebook Ads management service, please find our pricing details below.

Phần 4: Main Point – Nội dung bảng báo giá cần những thông tin gì?

Đây là phần trọng tâm, cần trình bày rõ 4 nhóm thông tin:

• Tên dịch vụ: Mô tả chính xác hạng mục (SEO content, UI/UX design, Marketing Automation).
• Chi tiết giá: Ghi rõ unit price, gross price và net price. Đính kèm file Excel nếu báo giá nhiều hạng mục.
• Điều khoản thanh toán: Phần trăm đặt cọc (deposit), phương thức chuyển khoản và ngày đến hạn (due date).
• Thời gian thực hiện: Deadline từng giai đoạn và ngày hết hạn báo giá (validity period).

Phần 5: Concluding Sentence – Lời kết báo giá dùng mẫu câu nào?

• Thank you for considering our services. If you have any questions, please feel free to contact me.
• I look forward to your feedback and hope we can collaborate on this project.

Phần 6: Signing Off – Chữ ký email báo giá gồm những thông tin nào?

Kết thúc bằng Best regards, hoặc Sincerely, kèm: họ tên, chức vụ, tên công ty, số điện thoại và đường dẫn website. Chữ ký đầy đủ thể hiện mức độ chuyên nghiệp và giúp khách hàng liên hệ nhanh hơn.

Thuật ngữ chuyên ngành thường gặp trong email báo giá digital marketing là gì?

• Quotation: Báo giá cố định cho một dịch vụ trong thời hạn hiệu lực.
• Estimate: Dự toán chi phí sơ bộ, có thể thay đổi theo phạm vi thực tế.
• Proposal: Tài liệu tổng hợp gồm giải pháp chiến lược và báo giá, dùng cho dự án digital marketing phức tạp.
• Net price: Giá chưa bao gồm thuế và các chi phí phát sinh.
• Gross price: Giá đã bao gồm tất cả chi phí, không phát sinh thêm.
• Deposit: Khoản đặt cọc trước khi bắt đầu thực hiện hợp đồng.
• Due date: Ngày đến hạn thanh toán.
• Validity period: Thời hạn báo giá còn hiệu lực.
• Terms and conditions: Các điều khoản ràng buộc giữa hai bên.

Các mẫu email báo giá tiếng Anh theo tình huống thực tế trong digital marketing là gì?

Mẫu 1: Email báo giá dịch vụ thiết kế website chuẩn SEO

Subject: Quotation for Professional Website Design Project – [Tên khách hàng]

Dear Ms. Green,

I hope you are doing well.

Following our consultation on June 10th, I am pleased to send you the formal quotation for your company’s website project. Our team focuses on building high-converting websites fully optimized for search engines.

 

Xem thêm: Bí Quyết Làm Email Marketing Hiệu Quả: Từ Định Nghĩa Đến Chiến Lược Tối Ưu

Project Details:

• Service: Premium Website Design (Standard SEO & Mobile Responsive)
• Scope: 1 Landing Page + 5 Internal Pages
• Total: $1,500 (Gross price, including 12 months of hosting)

Payment Terms:

• 50% deposit upon signing the agreement.
• 50% final payment upon project handover.

Estimated lead time is 3 weeks from confirmation. This quotation is valid until July 15th. Please let me know if you need adjustments to the technical specifications.

Best regards,
[Tên của bạn] Digital Marketing Manager | PhucT Digital
Website: phuctdigital.com

Mẫu 2: Email báo giá giải pháp Marketing All-in-one

Subject: Proposal and Quotation for Integrated Marketing System

Dear Mr. Smith,

Thank you for your interest in our automated marketing solutions. Based on your business goals, we have prepared a customized proposal to synchronize content across multiple platforms and reduce manual workload.

Quotation Details:

• System Setup: SEO Website + Automation Posting Tools
• AI Content Tools: Integration of AutoWri & AutoViralX
• Total Package Cost: $2,500
• Maintenance Fee: $50/month (from year 2 onward)

A 10% discount applies for bulk orders covering more than three branch offices. To proceed, please reply to this email to confirm.

Sincerely,
[Tên của bạn] PhucT Digital Team

Mẫu 3: Email thông báo điều chỉnh báo giá dịch vụ content

Subject: Price Adjustment Notification for Content Marketing Services

Dear ABC Partners,

I am writing to inform you of a pricing adjustment for our content writing services, effective from August 1st.

Due to the integration of advanced AI optimization tools to improve article quality and ranking performance, the unit price for a 1,000-word SEO article has been revised as follows:

• Previous Price: $45 per unit
• New Price: $50 per unit

This adjustment reflects the higher engagement rates and search ranking results the updated process delivers. Please reach out if you have any questions regarding this change.

Best regards,
[Tên của bạn]

Những điểm cần lưu ý nào giúp email báo giá tiếng Anh thu hút đối tác hơn?

• Phản hồi trong 24 giờ: Gửi báo giá trong vòng 24 giờ sau khi nhận yêu cầu. Tốc độ phản hồi là tín hiệu đầu tiên về năng lực vận hành trong môi trường digital marketing.
• Không dùng câu từ mơ hồ: Ghi rõ những gì được bao gồm và những gì không thuộc phạm vi báo giá để tránh tranh chấp sau khi ký hợp đồng.
• Nhấn mạnh vào ROI thay vì con số: Trình bày lợi ích đo được (tăng lưu lượng tự nhiên, giảm chi phí nhân sự vận hành thủ công) thay vì chỉ liệt kê tính năng.
• Định dạng rõ ràng: Dùng bảng biểu để trình bày chi phí, font chữ dễ đọc và đính kèm file PDF hoặc Excel nếu báo giá nhiều hạng mục.
• Ghi rõ validity period: Xác định thời hạn báo giá còn hiệu lực (thường 15–30 ngày) để tạo tính cấp bách và tránh nhầm lẫn khi đàm phán lại.

Xem thêm: Mẫu Email Cảm Ơn: 5+ Mẫu & Hướng Dẫn Viết Chuyên Nghiệp

Email báo giá tiếng Anh được soạn đúng cấu trúc và thuật ngữ chuyên ngành là tín hiệu trực tiếp về mức độ chuyên nghiệp của doanh nghiệp trong mắt đối tác quốc tế, đặc biệt với các dự án digital marketing yêu cầu minh bạch và độ chính xác cao.