CC là gì? Giải thích To, CC, BCC trong Email và Digital Marketing

CC là gì? PhucT Digital sẽ giải thích rõ về To, CC, BCC trong email, cách dùng hiệu quả, đặc biệt trong Digital Marketing. Hãy cùng nhau tìm hiểu sâu hơn về các khái niệm này ngay nhé!

TO trong Email là gì?

Trường To hay Đến là nơi bạn nhập địa chỉ email của những người nhận chính. Đây là những cá nhân hoặc nhóm mà nội dung email được gửi trực tiếp đến họ. Thông thường, họ là những người được mong đợi sẽ có hành động phản hồi, thực hiện yêu cầu hoặc tham gia vào cuộc thảo luận chính được đề cập trong mail.

Trong Digital Marketing, trường To được sử dụng để gửi email trực tiếp đến khách hàng, đối tác, hoặc các thành viên trong nhóm chịu trách nhiệm chính về một dự án, chiến dịch cụ thể. Ví dụ: gửi yêu cầu duyệt nội dung quảng cáo cho client, giao nhiệm vụ thiết kế banner cho designer trong team, hoặc gửi báo cáo tiến độ công việc cho trưởng bộ phận. Người nhận ở trường To là những người có vai trò chủ động và cần tương tác trực tiếp với nội dung email. Họ là đích đến cốt lõi của thông điệp bạn muốn truyền tải.

CC trong Email là gì?

CC là viết tắt của cụm từ tiếng Anh “Carbon Copy“, có nghĩa là “tạo bản sao“. Vậy CC là gì trong email? Trường CC được sử dụng để gửi một bản sao của email đến những người mà bạn muốn họ nắm thông tin về nội dung cuộc trao đổi, nhưng họ không phải là người nhận chính và không nhất thiết phải phản hồi. Việc sử dụng CC giúp thông tin được lan tỏa đến những người liên quan một cách tiện lợi.

Xem thêm: Facebook Audience Insight là gì? Thấu hiểu Khách hàng Mục tiêu

Những người nhận ở trường CC sẽ thấy được danh sách tất cả những người nhận khác trong cả trường To và CC. Điều này tạo ra sự minh bạch, cho phép mọi người liên quan đến chủ đề email đều biết ai đang được thông báo.

Trong Digital Marketing, CC là công cụ hữu hiệu để:

• Giữ các bên liên quan được cập nhật: Khi trao đổi với khách hàng, bạn có thể CC quản lý dự án hoặc các thành viên khác trong team để họ nắm được tình hình và bối cảnh. Đây là một phần quan trọng của việc quản lý giao tiếp trong các chiến dịch.
• Lưu trữ thông tin cho mục đích theo dõi: CC email vào một địa chỉ nội bộ hoặc lưu trữ là cách tốt để ghi lại lịch sử giao tiếp.
• Thông báo cho người không có hành động trực tiếp: Gửi báo cáo hiệu suất chiến dịch cho đội ngũ sales để họ nắm thông tin, dù họ không trực tiếp quản lý chiến dịch đó.

Việc sử dụng CC giúp đảm bảo luồng thông tin liền mạch trong nội bộ team Digital Marketing hoặc giữa agency và client, đặc biệt quan trọng trong các dự án phức tạp. Sử dụng Cc bcc email một cách hợp lý giúp tối ưu hóa quy trình làm việc.

BCC trong Email là gì?

BCC là viết tắt của “Blind Carbon Copy“, có nghĩa là “tạo bản sao tạm” hoặc “bản sao ẩn danh“. Vậy BCC la gì? Tương tự như CC, BCC cũng dùng để gửi bản sao email cho nhiều người. Tuy nhiên, điểm khác biệt cốt lõi là: những người nhận ở trường BCC sẽ không được hiển thị công khai cho những người nhận ở trường To và CC. Tùy thuộc vào cài đặt của email client (như Gmail hay Outlook), người nhận BCC cũng thường không thấy địa chỉ của những người nhận BCC khác.

Điều này có nghĩa là bạn có thể gửi mail đến một danh sách dài người nhận bằng cách đặt họ vào trường BCC, và không ai trong số họ biết những người khác cũng nhận được email đó. Đây là điểm mấu chốt khi cần bảo mật danh tính.

Ứng dụng của BCC và bcc trong email rất quan trọng cho các hoạt động Digital Marketing:

• Gửi email marketing hàng loạt: Khi gửi newsletter, thông báo khuyến mãi, hoặc cập nhật sản phẩm đến danh sách khách hàng lớn, sử dụng BCC giúp bảo vệ sự riêng tư của khách hàng bằng cách ẩn địa chỉ email của họ với nhau. Đây là một thực hành tiêu chuẩn trong email marketing.
• Thông báo nội bộ nhạy cảm: Gửi thông báo về thay đổi chính sách hoặc thông tin bảo mật cho nhân viên mà không muốn họ biết danh sách đầy đủ những người nhận khác.
• Lưu trữ hoặc theo dõi mà không làm ảnh hưởng đến người nhận chính: Gửi một bản sao email cho mục đích lưu trữ cá nhân hoặc để người quản lý theo dõi cuộc trao đổi mà không cần người nhận chính biết điều đó.

Sử dụng BCC đúng cách là yếu tố then chốt để duy trì tính chuyên nghiệp và bảo vệ dữ liệu trong các chiến dịch Digital Marketing quy mô lớn hoặc các trường hợp cần bảo mật thông tin người nhận.

Phân biệt CC và BCC trong Email

Để hiểu rõ hơn về CC và BCC la gì, cũng như cách chúng hoạt động khác nhau, PhucT Digital mời bạn xem bảng so sánh dưới đây. Việc này giúp bạn đưa ra lựa chọn chính xác khi gửi email.

Xem thêm: Instagram Marketing: Lý Do Quan Trọng & Chiến Lược Cho Doanh Nghiệp

Đặc điểm	CC (Carbon Copy)	BCC (Blind Carbon Copy)
Mục đích chính	Gửi bản sao, giữ thông tin minh bạch	Gửi bản sao ẩn danh, bảo mật danh tính người nhận
Khả năng hiển thị	Người nhận To và CC thấy tất cả địa chỉ ở To và CC	Người nhận To và CC không thấy địa chỉ ở BCC. Người nhận BCC thường không thấy địa chỉ của người nhận BCC khác.
Tính minh bạch	Cao	Thấp (về danh tính người nhận bản sao)
Khi sử dụng	Muốn người nhận biết ai khác cùng nhận	Muốn người nhận không biết ai khác cùng nhận

Cả hai trường CC và BCC đều tạo bản sao email để gửi đến nhiều người nhận cùng lúc. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và đảm bảo thông tin được phân phối rộng rãi mà không cần gửi từng email riêng lẻ. Nắm vững sự khác biệt này là nền tảng để giao tiếp qua mail hiệu quả.

Khi nào nên sử dụng TO, CC, BCC trong Email?

Việc lựa chọn trường To, CC hay BCC phụ thuộc vào mục đích gửi email và vai trò của người nhận trong cuộc trao đổi. PhucT Digital khuyên bạn nên cân nhắc kỹ lưỡng để đảm bảo thông điệp được gửi đúng người, đúng cách.

Sử dụng TO khi:

• Bạn cần người nhận có hành động trực tiếp hoặc phản hồi lại email của bạn (ví dụ: yêu cầu thực hiện task, trả lời câu hỏi, duyệt tài liệu).
• Họ là những người chịu trách nhiệm chính hoặc có liên quan trực tiếp nhất đến chủ đề email.
• Trong Digital Marketing: Gửi hợp đồng cho khách hàng ký, yêu cầu team lead phản hồi về chiến lược mới, gửi task cụ thể cho nhân viên phụ trách. Đây là những người “phải biết” và “phải hành động”.

Sử dụng CC khi:

• Bạn muốn người nhận nắm thông tin về cuộc trao đổi để theo dõi, cập nhật tình hình, hoặc lưu hồ sơ. Họ là những người “nên biết”.
• Họ không cần thiết phải phản hồi hoặc thực hiện hành động ngay lập tức.
• Bạn muốn mọi người trong trường To và CC đều biết ai đang nhận được bản sao email này, đảm bảo tính minh bạch.
• Trong Digital Marketing: CC quản lý dự án khi gửi báo cáo cho client, CC team content khi trao đổi với designer về yêu cầu hình ảnh, CC bộ phận sales khi thông báo về bản cập nhật tính năng mới của sản phẩm digital.

Sử dụng BCC khi:

• Bạn muốn gửi email đến nhiều người nhưng không muốn họ biết danh tính hoặc địa chỉ email của những người nhận khác.
• Cần bảo mật danh sách người nhận (ví dụ: danh sách khách hàng, danh sách các đối tác).
• Bạn đang gửi mail hàng loạt (như email marketing) và muốn tôn trọng quyền riêng tư của người nhận. Đây là ứng dụng phổ biến nhất của BCC trong Digital Marketing.
• Bạn muốn gửi một bản sao cho chính mình hoặc cho một người khác để lưu trữ hoặc theo dõi mà không làm thay đổi luồng giao tiếp chính.
• Trong Digital Marketing: Gửi email newsletter cho hàng ngàn subscriber, gửi thông báo chung cho các đại lý mà không muốn họ biết về nhau, hoặc bí mật CC (thực chất là BCC) bộ phận pháp lý về một vấn đề nhạy cảm.

Hướng dẫn cách gửi Email CC, BCC trong Gmail

Gửi email sử dụng các trường To, CC, và BCC trong Gmail rất đơn giản. Hầu hết các email client khác như Outlook (trong Outlook) cũng có quy trình tương tự. Dưới đây là các bước thực hiện trong Gmail:

Xem thêm: Mã giảm giá, coupon, khuyến mãi, voucher Vietnix mới nhất

1. Truy cập Gmail và Soạn thư: Mở trình duyệt và truy cập Gmail, sau đó nhấn vào nút “Soạn thư” (Compose) ở góc trên bên trái. Một cửa sổ soạn thư mới sẽ hiện ra.
2. Thêm người nhận chính (To): Nhập địa chỉ email của người nhận chính vào trường “Đến” (To). Bạn có thể nhập nhiều địa chỉ, cách nhau bởi dấu phẩy hoặc nhấn Enter sau mỗi địa chỉ.
3. Thêm người nhận bản sao (CC và BCC):
   • Trong cửa sổ soạn thư, ở phía bên phải của dòng “Đến“, bạn sẽ thấy các tùy chọn “Cc” và “Bcc“. Nhấn vào “Cc” để hiển thị trường CC, và nhấn vào “Bcc” để hiển thị trường BCC.
   • Nhập địa chỉ email của những người bạn muốn gửi bản sao vào trường “Cc“.
   • Nhập địa chỉ email của những người bạn muốn gửi bản sao ẩn danh vào trường “Bcc“.
   • Bạn có thể sử dụng cả hai trường CC và BCC trong cùng một email.
4. Soạn nội dung email: Điền tiêu đề email (Subject) và soạn nội dung chi tiết vào phần thân email.
5. Gửi email: Sau khi hoàn tất, nhấn nút “Gửi” (Send). Email sẽ được gửi đến tất cả địa chỉ trong các trường To, CC, và BCC theo quy tắc hiển thị đã nêu.

Trên ứng dụng Gmail trên điện thoại, bạn chỉ cần nhấn vào biểu tượng mũi tên nhỏ bên phải trường “To” để mở rộng và hiển thị các trường “Cc” và “Bcc“.

Ưu và nhược điểm của CC trong Email

Sử dụng CC trong email mang lại nhiều lợi ích nhưng cũng có những hạn chế cần lưu ý, đặc biệt trong môi trường làm việc chuyên nghiệp và Digital Marketing. PhucT Digital sẽ phân tích rõ hơn để bạn có cái nhìn toàn diện.

Ưu điểm của CC trong Email

• Minh bạch và cập nhật thông tin: CC giúp các bên liên quan nắm được thông tin mà không cần tham gia trực tiếp vào cuộc trao đổi chính. Điều này đặc biệt hữu ích trong quản lý dự án Digital Marketing, nơi nhiều người cần theo dõi tiến độ.
• Lưu trữ và theo dõi dễ dàng: Email được CC tạo ra một bản ghi rõ ràng về ai đã nhận được thông tin gì, giúp dễ dàng theo dõi và kiểm tra lại lịch sử giao tiếp khi cần.
• Thể hiện tính chuyên nghiệp: Sử dụng CC đúng cách thể hiện sự chu đáo, đảm bảo không bỏ sót ai cần biết về một vấn đề, góp phần xây dựng quy trình làm việc chuyên nghiệp.
• Tăng cường giao tiếp nhóm: CC tạo điều kiện cho các thành viên trong nhóm Digital Marketing hoặc các phòng ban khác (sales, sản phẩm) cùng theo dõi các cuộc thảo luận quan trọng liên quan đến chiến dịch, client, hay sản phẩm.

Nhược điểm của CC trong Email

• Quá tải hộp thư (Email Overload): Nếu sử dụng CC bừa bãi hoặc cho quá nhiều người, hộp thư của người nhận có thể nhanh chóng bị đầy với những email mà họ không cần hành động. Điều này gây khó khăn trong việc quản lý và tìm kiếm email quan trọng. Trong Digital Marketing, điều này có thể làm giảm hiệu quả làm việc của team.
• Thiếu sự bảo mật thông tin: Tất cả địa chỉ email trong trường To và CC đều hiển thị công khai. Việc CC nhầm người hoặc CC khi không cần thiết có thể làm lộ thông tin nhạy cảm hoặc danh sách liên lạc nội bộ/khách hàng.
• Gây nhầm lẫn về trách nhiệm: Đôi khi, người nhận ở trường CC có thể không rõ liệu họ có cần phản hồi hay thực hiện hành động nào đó không, dẫn đến sự chậm trễ hoặc bỏ sót công việc.
• Giảm tương tác: Nếu mọi người quá quen với việc nhận email chỉ để “nắm thông tin” qua CC, họ có thể ít chú ý hơn đến các email này, hoặc bỏ qua các cuộc thảo luận quan trọng.

Các ý nghĩa khác của CC

Ngoài ngữ cảnh email, CC còn có thể mang nhiều ý nghĩa khác tùy thuộc vào lĩnh vực. Việc hiểu các nghĩa này giúp bạn tránh nhầm lẫn:

• Trong Vật lý và Giao thông: CC là viết tắt của Cubic Centimetre (cm³), đơn vị đo thể tích. Trong giao thông, nó thường chỉ dung tích xi lanh của xe máy (ví dụ: xe 150cc).
• Trong Game: CC là viết tắt của Crowd Control, chỉ các kỹ năng hoặc hiệu ứng khống chế đối thủ (làm choáng, làm chậm, câm lặng…). Đây là một thuật ngữ quen thuộc với game thủ, ví dụ như CC là gì trong liên quân. Một số người cũng thắc mắc CC là viết tắt của từ gì trong game, thì đó chính là Crowd Control.
• Trên YouTube: CC là viết tắt của Closed Captioning, tính năng hiển thị phụ đề hoặc chú thích cho video. Nếu bạn thắc mắc CC la gì trong Youtube, thì đây là câu trả lời.
• Trong tin nhắn: Đôi khi, trong giao tiếp không trang trọng, CC la gì trong tin nhắn có thể hiểu là “Copy Cat” (người bắt chước) hoặc đơn giản là vẫn giữ ý nghĩa Carbon Copy nếu ngữ cảnh liên quan đến việc chia sẻ thông tin.

Tuy nhiên, trong giao tiếp văn phòng và đặc biệt là trong lĩnh vực Digital Marketing, khi nhắc đến email, CC được hiểu phổ biến nhất là Carbon Copy.

Kết luận

Việc hiểu rõ CC là gì, cũng như cách sử dụng thành thạo các trường To, CC, và BCC là kỹ năng giao tiếp email cơ bản và cực kỳ quan trọng. Điều này đặc biệt đúng đối với những người làm trong lĩnh vực Digital Marketing như PhucT Digital luôn nhấn mạnh. Sử dụng To giúp xác định người chịu trách nhiệm chính, CC giúp các bên liên quan nắm thông tin một cách minh bạch, còn BCC là công cụ đắc lực để gửi email hàng loạt và bảo vệ sự riêng tư của người nhận.

Nắm vững cách phân biệt và áp dụng linh hoạt ba chế độ gửi này không chỉ giúp bạn giao tiếp hiệu quả hơn, tránh các sai sót không đáng có mà còn góp phần xây dựng quy trình làm việc chuyên nghiệp, tối ưu hóa hoạt động Digital Marketing và nâng cao hiệu quả kinh doanh.

Hy vọng bài viết đã giúp bạn hiểu rõ CC là gì và cách dùng To, CC, BCC. Hãy để lại bình luận, chia sẻ hoặc khám phá thêm nhiều kiến thức email marketing hữu ích khác trên website PhucT Digital nhé!