Cách Ghi Sổ Bán Hàng Online: Hướng Dẫn Toàn Tập Bằng Excel & Phần Mềm

Cách ghi sổ bán hàng online không chỉ là ghi chép giao dịch, mà là chìa khóa để quản lý tài chính, tối ưu hóa kho hàng và xây dựng chiến lược Digital Marketing hiệu quả. PhucT Digital hiểu rằng việc nắm vững các phương pháp này, từ Excel đến phần mềm, sẽ quyết định sự thành công của bạn.

Tại Sao Cần Ghi Sổ Bán Hàng Online?

Ghi sổ bán hàng online là nền tảng để hệ thống hóa mọi giao dịch, từ đó chuyên nghiệp hóa hoạt động kinh doanh của bạn. Thay vì quản lý một cách cảm tính, việc ghi chép mang lại những lợi ích vô cùng thiết thực, đặc biệt khi bạn muốn mở rộng quy mô và tối ưu hiệu quả.

Xem thêm: Kinh Doanh Online Trên Amazon: Chiến Lược Digital Marketing Hiệu Quả

• Minh Bạch Tài Chính: Đây là lợi ích rõ ràng nhất. Việc theo dõi sát sao doanh thu, chi phí, và công nợ giúp bạn có cái nhìn toàn cảnh về sức khỏe tài chính của cửa hàng. Từ đó, bạn có thể đưa ra các quyết định kinh doanh sáng suốt hơn, biết được khi nào cần đẩy mạnh bán hàng, khi nào cần cắt giảm chi phí.
• Quản Lý Kho Hàng Hiệu Quả: Bạn đã bao giờ rơi vào tình huống khách đặt hàng nhưng lại hết hàng không? Ghi sổ sau mỗi giao dịch giúp bạn nắm bắt chính xác số lượng tồn kho thực tế. Điều này giúp tránh tình trạng “cháy hàng” đột ngột gây mất khách hoặc tồn đọng quá nhiều hàng hóa, làm ảnh hưởng trực tiếp đến dòng vốn kinh doanh.
• Tuân Thủ Pháp Luật: Khi kinh doanh phát triển, việc ghi sổ đầy đủ giúp bạn tuân thủ các quy định về kế toán, thuế. Đây là yếu tố bắt buộc khi bạn muốn đăng ký kinh doanh, làm việc với các đối tác lớn hoặc kêu gọi vốn đầu tư. Một hệ thống sổ sách rõ ràng thể hiện sự chuyên nghiệp và minh bạch của doanh nghiệp.
• Hỗ Trợ Phân Tích Kinh Doanh: Dữ liệu từ sổ sách là đầu vào quý giá cho các báo cáo doanh thu, lợi nhuận, báo cáo bán hàng theo sản phẩm, khách hàng, hay kênh bán. Bạn sẽ biết sản phẩm nào đang là “ngôi sao”, kênh nào mang lại hiệu quả cao nhất để có sự điều chỉnh chiến lược kịp thời. Việc tính toán giá vốn hàng bán và lãi gộp cho từng đơn hàng cũng trở nên chính xác hơn.
• Nền Tảng Cho Digital Marketing Hiệu Quả: Đây chính là điểm khác biệt lớn. Dữ liệu bán hàng chi tiết là “mỏ vàng” cho các hoạt động marketing. Nó giúp bạn hiểu khách hàng là ai, họ mua gì, mua khi nào, từ đó đo lường ROI (Tỷ suất hoàn vốn) của các chiến dịch quảng cáo, cá nhân hóa trải nghiệm mua sắm và xây dựng các chương trình khuyến mãi trúng đích.

Các Phương Pháp Ghi Sổ Bán Hàng Phổ Biến (Truyền Thống Đến Hiện Đại)

Tùy thuộc vào quy mô và mức độ phức tạp của hoạt động kinh doanh, bạn có thể lựa chọn nhiều phương pháp ghi sổ khác nhau. Hãy cùng PhucT Digital phân tích từng cách để bạn có thể tìm ra giải pháp phù hợp nhất.

✨

TRỌN BỘ 6 TEMPLATE QUYỀN LỰC

Giải phóng bạn khỏi những tác vụ lặp đi lặp lại, tốn thời gian. Để công nghệ làm việc thay bạn 24/7!

01. TỰ ĐỘNG ĐĂNG BÀI VIẾT TỪ WEBSITE LÊN FANPAGE

Website có bài mới, Fanpage tự động "ting ting"! Giữ chân follower, tăng traffic chéo mà không tốn một giây thao tác.

Trị giá: 299.000 VNĐ

• Đã bao gồm

02. ĐĂNG BÀI VIẾT TỪ GOOGLE SHEET LÊN ĐA KÊNH

Soạn 1 lần, đăng cả tuần, phủ sóng mọi mặt trận! Lên lịch nội dung trên Google Sheet, hệ thống tự động "rải" bài lên tất cả các kênh bạn muốn.

Trị giá: 1.500.000 VNĐ

• Đã bao gồm

03. TỰ ĐỘNG TẠO VÀ ĐĂNG VIDEO NGẮN BẰNG AI LÊN YOUTUBE

Biến ý tưởng thành video triệu view hoặc "xào nấu" content hot trend với AI, tự động đăng lên YouTube. Bắt trend, tăng sub, xây kênh thần tốc.

Trị giá: 2.500.000 VNĐ

• Đã bao gồm

04. TẠO VÀ ĐĂNG BÀI VIẾT TỰ ĐỘNG LÊN WEBSITE WORDPRESS

Cung cấp từ khóa, AI tự động viết bài chuẩn SEO, tạo ảnh minh họa và đăng lên WordPress. Website luôn "tươi mới", thứ hạng Google cải thiện.

Trị giá: 1.500.000 VNĐ

• Đã bao gồm

05. TỰ ĐỘNG VIẾT VÀ GỬI EMAIL MỚI DỰA TRÊN EMAIL MẪU

Cá nhân hóa hàng loạt email marketing, chăm sóc khách hàng hay gửi thông báo chỉ trong vài cú nhấp chuột. Tăng tỷ lệ mở, tỷ lệ chuyển đổi.

Trị giá: 499.000 VNĐ

• Đã bao gồm

06. TỰ ĐỘNG ĐĂNG BÀI VIẾT VÀ COMMENT LINK TỪ NỘI DUNG VIDEO YOUTUBE

Video YouTube vừa lên sóng, Fanpage đã có bài giới thiệu kèm link, thậm chí tự động comment link vào bài viết để tăng tối đa lượt xem.

Trị giá: 499.000 VNĐ

• Đã bao gồm

Tổng giá trị thực: 6.797.000 VNĐ

SỞ HỮU NGAY CHỈ 1.999.000 VNĐ

Xem thêm: Top Các Trang Bán Hàng Online Quốc Tế & Chiến Lược Marketing Hiệu Quả

Phương Pháp Ghi Sổ Truyền Thống

Đây là cách tiếp cận cơ bản nhất, thường thấy ở các mô hình kinh doanh nhỏ lẻ.

• Ghi Chép Sổ Sách Tay: Phương pháp đơn giản, không tốn chi phí. Tuy nhiên, nó cực kỳ dễ sai sót do tính toán thủ công, khó tổng hợp và phân tích dữ liệu khi số lượng giao dịch tăng lên. Với tốc độ của kinh doanh online, phương pháp này gần như không còn phù hợp.
• Sử Dụng Mẫu Sổ Sách Kế Toán: Các doanh nghiệp có thể áp dụng các mẫu sổ sách ghi chép bán hàng chuẩn theo quy định của Bộ Tài chính.
  • Phổ biến là Mẫu S35-DN theo Sổ nhật ký bán hàng theo Thông tư 200 hoặc Mẫu sổ Nhật ký bán hàng theo Thông tư 133.
  • Cách ghi Sổ bán hàng này bao gồm các cột chi tiết như ngày tháng, số hiệu chứng từ, nội dung nghiệp vụ, tài khoản đối ứng, số lượng, đơn giá, thuế GTGT, doanh thu thuần. Các nghiệp vụ như bút toán thu tiền khách hàng được ghi nhận rõ ràng.
  • Ưu điểm: Tuân thủ quy định, cung cấp thông tin chi tiết.
  • Nhược điểm: Thực hiện thủ công rất tốn thời gian, dễ nhầm lẫn và không thể tích hợp tự động với các kênh bán hàng online.

Sử Dụng Bảng Tính (Excel)

Excel là một bước tiến so với sổ tay, giúp số hóa quá trình ghi chép. Bạn có thể tạo các mẫu excel quản lý bán hàng hoặc tải các file quản lý bán hàng bằng Excel miễn phí có sẵn trên mạng.

• Ưu điểm: Linh hoạt, chi phí thấp, cho phép tạo các công thức tính toán tự động. Bạn có thể dễ dàng tạo một file Nhật ký bán hàng bằng Excel.
• Nhược điểm: Vẫn đòi hỏi nhập liệu thủ công, dễ bị lỗi công thức và mất dữ liệu. Khi có nhiều người cùng cập nhật, việc quản lý trở nên hỗn loạn. Quan trọng hơn, Excel không có các tính năng chuyên sâu như quản lý khách hàng (CRM), báo cáo tự động, và đặc biệt là không thể đồng bộ dữ liệu khi bạn bán hàng trên nhiều kênh (website, Shopee, Facebook…).

Ứng Dụng Phần Mềm Quản Lý Bán Hàng Online

Đây là giải pháp tối ưu và toàn diện nhất cho kinh doanh online hiện nay. Các phần mềm kế toán bán hàng hoặc quản lý bán hàng (ví dụ: Nhanh.vn, Sổ Bán Hàng, KiotViet) được thiết kế chuyên biệt để tự động hóa toàn bộ quy trình.

• Tự động hóa ghi nhận giao dịch: Đơn hàng từ thiết kế website bán hàng, sàn TMĐT (Shopee, Lazada), mạng xã hội được tự động cập nhật vào hệ thống, loại bỏ hoàn toàn việc nhập tay.
• Quản lý tập trung: Mọi thứ từ sản phẩm, tồn kho, khách hàng, công nợ, thu chi đều được quản lý trên một nền tảng duy nhất.
• Báo cáo tự động: Cung cấp hàng loạt báo cáo trực quan về doanh thu, lãi lỗ, tồn kho theo thời gian thực, giúp bạn ra quyết định nhanh chóng.
• Hỗ trợ bán hàng đa kênh: Tự động đồng bộ sản phẩm, tồn kho và đơn hàng trên tất cả các kênh bán, giúp bạn không bao giờ bán “lố” hàng.
• Quản lý khách hàng (CRM): Lưu trữ thông tin, lịch sử mua hàng, giúp bạn thực hiện các chiến dịch chăm sóc khách hàng và remarketing hiệu quả.
• Giảm thiểu sai sót: Mọi tính toán đều tự động, loại bỏ các lỗi do con người gây ra, đảm bảo dữ liệu luôn chính xác.

Ghi Sổ Bán Hàng Theo Ngành Hàng (Trong Bối Cảnh Online)

Mỗi ngành hàng có những đặc thù riêng, và việc ghi sổ cũng cần được tùy chỉnh để đạt hiệu quả cao nhất.

• Ngành hàng Bán lẻ Online: Với số lượng sản phẩm đa dạng (SKU), việc quản lý tồn kho chi tiết theo từng biến thể (kích thước, màu sắc) là bắt buộc. Hệ thống cần ghi nhận và phân loại khách hàng để xây dựng chương trình khách hàng thân thiết.
• Ngành hàng Thời trang Online: Tương tự ngành bán lẻ, nhưng vòng đời sản phẩm ngắn hơn, mẫu mã thay đổi liên tục. Việc ghi nhận doanh thu theo từng mẫu mã giúp bạn nhanh chóng nắm bắt xu hướng, quyết định sản phẩm nào cần “đẩy” đi và sản phẩm nào cần nhập thêm.
• Ngành hàng Nội thất Online: Giao dịch thường có giá trị lớn, đi kèm chi phí vận chuyển, lắp đặt. Việc ghi sổ cần quản lý công nợ chặt chẽ (đơn hàng đặt cọc, trả góp) và bóc tách rõ ràng chi phí để tính toán lãi gộp chính xác trên từng đơn hàng.

Kết Nối Dữ Liệu Bán Hàng Với Digital Marketing

Đây là bước đưa việc ghi sổ của bạn lên một tầm cao mới, biến dữ liệu khô khan thành vũ khí cạnh tranh sắc bén. Khi bạn sử dụng một phần mềm quản lý, dữ liệu bán hàng và marketing không còn là hai thế giới tách biệt.

Xem thêm: Kinh Doanh Dầu Nhớt Online: Mô Hình, Chiến Lược Tối Ưu Lợi Nhuận

• Đo Lường Hiệu Quả Kênh Digital: Bằng cách kết nối phần mềm với website và các kênh quảng cáo, bạn sẽ biết chính xác mỗi đồng chi cho Google Ads, Facebook Ads mang lại bao nhiêu doanh thu. Điều này giúp bạn phân bổ ngân sách marketing một cách thông minh, tập trung vào những kênh hiệu quả nhất.
• Phân Tích Hành Vi Khách Hàng: Dữ liệu bán hàng cho bạn biết khách hàng mua gì, tần suất mua ra sao, giá trị đơn hàng trung bình là bao nhiêu. Kết hợp với dữ liệu từ Google Analytics, bạn có thể xây dựng chân dung khách hàng 360 độ, thấu hiểu sâu sắc nhu cầu và sở thích của họ.
• Cá Nhân Hóa Trải Nghiệm: Dựa vào lịch sử mua hàng, bạn có thể gửi email marketing giới thiệu sản phẩm tương tự, hiển thị quảng cáo retargeting nhắc nhở về sản phẩm họ đã xem, hoặc tạo các mã giảm giá dành riêng cho nhóm khách hàng trung thành.
• Tối Ưu Hóa Sản Phẩm & Nội Dung: Báo cáo bán hàng sẽ chỉ ra đâu là sản phẩm “best-seller” và đâu là “bom xịt”. Thông tin này giúp bạn định hướng chiến lược nhập hàng, cũng như xây dựng nội dung quảng cáo, bài viết trên website tập trung vào những sản phẩm mang lại lợi nhuận cao.
• Tính Toán Chỉ Số Quan Trọng: Dữ liệu bán hàng là cơ sở không thể thiếu để tính các chỉ số marketing then chốt như Customer Lifetime Value (CLV) – Giá trị trọn đời của khách hàng, Customer Acquisition Cost (CAC) – Chi phí để có một khách hàng mới, và Average Order Value (AOV) – Giá trị đơn hàng trung bình.

Lựa Chọn Công Cụ Ghi Sổ Phù Hợp Cho Kinh Doanh Online

Vậy, đâu là công cụ dành cho bạn? Việc lựa chọn phụ thuộc hoàn toàn vào quy mô và định hướng phát triển của cửa hàng.

• Đối với cửa hàng siêu nhỏ, mới bắt đầu: Bằng excel có thể là điểm khởi đầu hợp lý để làm quen. Tuy nhiên, hãy chuẩn bị sẵn sàng cho việc chuyển đổi khi quy mô lớn hơn.
• Đối với các shop online, SME: Đầu tư vào phần mềm quản lý bán hàng là một quyết định chiến lược và hiệu quả. Khi lựa chọn, hãy cân nhắc các yếu tố sau:
  • Tính năng: Phần mềm có đáp ứng đủ nhu cầu quản lý bán hàng đa kênh, tồn kho, khách hàng, báo cáo không?
  • Khả năng tích hợp: Có kết nối dễ dàng với website, các sàn TMĐT, đơn vị vận chuyển và các công cụ marketing khác không?
  • Dễ sử dụng: Giao diện có thân thiện, dễ thao tác cho cả bạn và nhân viên không?
  • Chi phí: Mức phí có phù hợp với ngân sách và quy mô hiện tại của bạn không?
  • Hỗ trợ: Nhà cung cấp có đội ngũ hỗ trợ kỹ thuật nhanh chóng và chuyên nghiệp không?

Giải Đáp Các Câu Hỏi Thường Gặp Về Ghi Sổ Bán Hàng

• Mới kinh doanh online có cần dùng phần mềm quản lý bán hàng ngay không?
  • Không bắt buộc, nhưng tôi thực sự khuyên bạn nên đầu tư sớm. Việc xây dựng nền tảng dữ liệu chuẩn xác ngay từ đầu sẽ giúp bạn tránh được rất nhiều rắc rối khi kinh doanh phát triển. Đừng để “mất bò mới lo làm chuồng”.
• Sổ nhật ký chung có giống sổ nhật ký bán hàng không?
  • Không. Sổ nhật ký chung là sổ kế toán tổng hợp, ghi nhận tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh của doanh nghiệp. Trong khi đó, Sổ nhật ký bán hàng là một loại sổ chi tiết, chỉ tập trung ghi nhận các nghiệp vụ liên quan đến việc bán hàng và xác định doanh thu.
• Có những loại app ghi sổ bán hàng miễn phí nào trên điện thoại?
  • Có một số ứng dụng phổ biến như Sổ Bán Hàng, KiotViet (bản miễn phí),… Ưu điểm của chúng là tiện lợi, dễ dùng. Tuy nhiên, các phiên bản miễn phí thường bị giới hạn về tính năng, số lượng sản phẩm hoặc số lượng đơn hàng.
• So sánh nhanh giữa quản lý bằng File excel và phần mềm, cái nào tốt hơn cho shop thời trang?
  • Chắc chắn là phần mềm. Ngành thời trang đòi hỏi quản lý tồn kho cực kỳ chi tiết theo size, màu sắc, mẫu mã. Một file excel rất khó để xử lý hiệu quả việc này, đặc biệt là khi bạn bán trên nhiều kênh. Phần mềm sẽ tự động đồng bộ tồn kho, giúp bạn tránh bán một sản phẩm đã hết ở size này nhưng còn ở size khác. Nếu muốn tìm hiểu thêm, bạn có thể xem các video hướng dẫn cách ghi sổ bán hàng online youtube để có cái nhìn trực quan hơn.

Ghi sổ bán hàng online không chỉ là nhiệm vụ kế toán mà là một hoạt động chiến lược. Nắm vững dữ liệu là nắm vững chìa khóa để tối ưu vận hành, bứt phá trong marketing và phát triển bền vững.

Hy vọng những chia sẻ từ PhucT Digital đã giúp bạn có cái nhìn toàn diện hơn. Nếu có bất kỳ thắc mắc nào, đừng ngần ngại để lại bình luận bên dưới hoặc tham khảo thêm các bài viết khác trên website nhé!