Inventory là gì? Toàn tập về Quản lý Hàng tồn kho cho Doanh nghiệp

Inventory là gì? Đối với mọi doanh nghiệp, từ sản xuất đến bán lẻ, đây là một thuật ngữ cốt lõi. Hiểu đúng và quản lý hiệu quả hàng tồn kho không chỉ giúp tối ưu chi phí mà còn là chìa khóa nâng cao trải nghiệm khách hàng. Cùng PhucT Digital khám phá sâu hơn về khái niệm này và cách vận hành kho bãi một cách thông minh.

Inventory là gì?

Inventory, hay hàng tồn kho, là toàn bộ hàng hóa, tài sản mà một doanh nghiệp nắm giữ để bán ra trong tương lai hoặc để sử dụng cho quá trình sản xuất. Đây là một khoản mục quan trọng, được xem là tài sản ngắn hạn trên bảng cân đối kế toán của công ty. Inventory là gì meaning đơn giản là giá trị của tất cả các mặt hàng này.

Về bản chất, hàng tồn kho hoạt động như một vùng đệm, giúp doanh nghiệp cân bằng giữa năng lực cung ứng và nhu cầu biến động của thị trường. Việc duy trì một lượng tồn kho hợp lý đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra liên tục, không bị gián đoạn.

Tuy nhiên, việc nắm giữ quá nhiều hàng tồn kho có thể gây ứ đọng vốn, phát sinh chi phí lưu trữ, và rủi ro hàng hóa lỗi thời. Ngược lại, tồn kho quá ít sẽ dẫn đến tình trạng thiếu hàng (stockout), làm mất cơ hội bán hàng và giảm uy tín thương hiệu. Vì vậy, câu hỏi không chỉ là Inventory là gì mà còn là làm sao để quản lý nó tối ưu.

Những loại hàng tồn kho thường gặp

Để quản lý chính xác, doanh nghiệp cần phân biệt rõ các loại hàng tồn kho. Mỗi loại có vai trò và đặc điểm riêng trong chuỗi cung ứng.

✨

TRỌN BỘ 6 TEMPLATE QUYỀN LỰC

Giải phóng bạn khỏi những tác vụ lặp đi lặp lại, tốn thời gian. Để công nghệ làm việc thay bạn 24/7!

01. TỰ ĐỘNG ĐĂNG BÀI VIẾT TỪ WEBSITE LÊN FANPAGE

Website có bài mới, Fanpage tự động "ting ting"! Giữ chân follower, tăng traffic chéo mà không tốn một giây thao tác.

Trị giá: 299.000 VNĐ

• Đã bao gồm

02. ĐĂNG BÀI VIẾT TỪ GOOGLE SHEET LÊN ĐA KÊNH

Soạn 1 lần, đăng cả tuần, phủ sóng mọi mặt trận! Lên lịch nội dung trên Google Sheet, hệ thống tự động "rải" bài lên tất cả các kênh bạn muốn.

Trị giá: 1.500.000 VNĐ

• Đã bao gồm

03. TỰ ĐỘNG TẠO VÀ ĐĂNG VIDEO NGẮN BẰNG AI LÊN YOUTUBE

Biến ý tưởng thành video triệu view hoặc "xào nấu" content hot trend với AI, tự động đăng lên YouTube. Bắt trend, tăng sub, xây kênh thần tốc.

Trị giá: 2.500.000 VNĐ

• Đã bao gồm

04. TẠO VÀ ĐĂNG BÀI VIẾT TỰ ĐỘNG LÊN WEBSITE WORDPRESS

Cung cấp từ khóa, AI tự động viết bài chuẩn SEO, tạo ảnh minh họa và đăng lên WordPress. Website luôn "tươi mới", thứ hạng Google cải thiện.

Trị giá: 1.500.000 VNĐ

• Đã bao gồm

05. TỰ ĐỘNG VIẾT VÀ GỬI EMAIL MỚI DỰA TRÊN EMAIL MẪU

Cá nhân hóa hàng loạt email marketing, chăm sóc khách hàng hay gửi thông báo chỉ trong vài cú nhấp chuột. Tăng tỷ lệ mở, tỷ lệ chuyển đổi.

Trị giá: 499.000 VNĐ

• Đã bao gồm

06. TỰ ĐỘNG ĐĂNG BÀI VIẾT VÀ COMMENT LINK TỪ NỘI DUNG VIDEO YOUTUBE

Video YouTube vừa lên sóng, Fanpage đã có bài giới thiệu kèm link, thậm chí tự động comment link vào bài viết để tăng tối đa lượt xem.

Trị giá: 499.000 VNĐ

• Đã bao gồm

Tổng giá trị thực: 6.797.000 VNĐ

SỞ HỮU NGAY CHỈ 1.999.000 VNĐ

Xem thêm: GMV là gì? Tổng giá trị hàng hóa và vai trò trong Ecommerce

• Nguyên vật liệu (Raw Materials): Đây là những tài nguyên đầu vào, được mua từ nhà cung cấp để phục vụ cho quá trình sản xuất. Ví dụ, với một công ty sản xuất nội thất, gỗ, sơn, ốc vít là nguyên vật liệu.
• Hàng tồn kho trong quá trình sản xuất (Work-in-Progress – WIP): Là những sản phẩm chưa hoàn thiện, đang nằm ở một công đoạn nào đó trên dây chuyền sản xuất. Chúng đã được xử lý nhưng chưa sẵn sàng để bán.
• Hàng hóa thành phẩm (Finished Goods): Là những sản phẩm đã hoàn thành mọi công đoạn sản xuất, kiểm tra chất lượng và sẵn sàng được giao đến nhà phân phối hoặc người tiêu dùng cuối cùng.
• Hàng hóa mua để bán (Merchandise): Loại này phổ biến ở các doanh nghiệp thương mại, bán lẻ. Họ mua thành phẩm từ nhà sản xuất hoặc nhà cung cấp khác và bán lại trực tiếp để kiếm lời mà không cần qua sản xuất.

Tầm quan trọng của hàng tồn kho

Hàng tồn kho giữ một vai trò chiến lược, ảnh hưởng trực tiếp đến sức khỏe tài chính và khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp.

• Đảm bảo đáp ứng nhu cầu khách hàng: Một lượng tồn kho đủ giúp doanh nghiệp luôn sẵn sàng giao hàng ngay khi có đơn đặt hàng, đặc biệt quan trọng với mô hình thương mại điện tử yêu cầu tốc độ. Điều này cải thiện sự hài lòng và giữ chân khách hàng.
• Tối ưu hóa quy trình sản xuất và vận hành: Tồn kho nguyên vật liệu ổn định giúp dây chuyền sản xuất hoạt động trơn tru. Đối với bán lẻ, tồn kho chính xác giúp quy trình xử lý đơn hàng, đóng gói và vận chuyển nhanh hơn.
• Ứng phó với biến động thị trường: Thị trường luôn thay đổi. Nhu cầu có thể tăng vọt do một chiến dịch marketing thành công hoặc nguồn cung bị gián đoạn. Hàng tồn kho dự phòng giúp doanh nghiệp linh hoạt vượt qua những giai đoạn khó khăn này.
• Tận dụng lợi thế kinh tế theo quy mô: Mua hàng với số lượng lớn thường đi kèm với mức chiết khấu tốt, giúp giảm giá vốn hàng bán. Dù việc này làm tăng chi phí lưu kho, nhưng nếu tính toán hợp lý, lợi ích kinh tế sẽ lớn hơn.
• Ảnh hưởng đến tài chính: Inventory là một phần của vốn lưu động. Quản lý tốt giúp giải phóng dòng tiền, tăng chỉ số vòng quay hàng tồn kho, và cải thiện hiệu suất sử dụng vốn.

Tìm hiểu về Inventory Management (Quản lý hàng tồn kho)

Inventory Management, hay quản lý hàng tồn kho, là một hệ thống các quy trình nhằm giám sát, kiểm soát và tối ưu hóa việc đặt hàng, lưu trữ và sử dụng hàng tồn kho. Mục tiêu không phải là loại bỏ hoàn toàn hàng tồn kho mà là duy trì nó ở mức độ lý tưởng.

Một hệ thống quản lý hiệu quả giúp doanh nghiệp trả lời các câu hỏi then chốt:

• Khi nào cần đặt hàng mới?
• Số lượng đặt hàng mỗi lần là bao nhiêu?
• Mức tồn kho an toàn là bao nhiêu để tránh thiếu hàng?

Những cách quản lý hàng tồn kho hiệu quả

Để quản lý tồn kho hiệu quả, doanh nghiệp cần kết hợp các phương pháp truyền thống với công nghệ hiện đại.

• Dự đoán nhu cầu (Demand Forecasting): Đây là nền tảng của mọi quyết định tồn kho. Bằng cách phân tích dữ liệu lịch sử bán hàng, xu hướng thị trường, và dữ liệu từ các kênh Digital Marketing (lượt truy cập website, hành vi người dùng, hiệu quả quảng cáo), doanh nghiệp có thể dự báo nhu cầu tương đối chính xác. Các công cụ AI hiện nay còn giúp nâng cao độ chính xác của dự báo.
• Phân loại hàng tồn kho (Inventory Classification): Phương pháp ABC Analysis là một kỹ thuật phổ biến. Hàng hóa được chia thành 3 nhóm:
  • Nhóm A: Số lượng ít (khoảng 20%) nhưng chiếm giá trị cao (khoảng 80%). Cần được kiểm soát chặt chẽ.
  • Nhóm B: Số lượng và giá trị ở mức trung bình.
  • Nhóm C: Số lượng lớn nhưng giá trị thấp. Cần ít sự chú ý hơn.
    Việc phân loại này giúp doanh nghiệp tập trung nguồn lực vào những mặt hàng quan trọng nhất.
• Phân tích và cải tiến liên tục: Quản lý tồn kho là một quá trình không ngừng nghỉ. Doanh nghiệp cần theo dõi các chỉ số quan trọng như vòng quay hàng tồn kho, tỷ lệ hết hàng, chi phí lưu kho. Dựa trên các số liệu này để điều chỉnh chiến lược đặt hàng và lưu trữ.
• Áp dụng công nghệ vào quản lý: Đây là yếu-tố-sống-còn. Sử dụng phần mềm quản lý kho tích hợp với hệ thống bán hàng (POS), thiết kế website bán hàng, và hệ thống CRM giúp đồng bộ dữ liệu tồn kho theo thời gian thực trên mọi kênh. Khi một sản phẩm được bán tại cửa hàng, số lượng tồn kho trên website cũng tự động cập nhật, tránh tình trạng “bán hàng ảo”.

PhucT Digital hiểu rằng một nền tảng số vững chắc là tiền đề cho quản lý hiệu quả. Chúng tôi cung cấp các giải pháp thiết kế website chuẩn SEO và tích hợp hệ thống AI & Automation, giúp doanh nghiệp thu thập dữ liệu bán hàng và hành vi khách hàng. Dữ liệu này là đầu vào vô giá cho việc dự báo nhu cầu và tự động hóa quy trình quản lý tồn kho, giảm sai sót và nâng cao hiệu suất.

Chi phí lưu trữ hàng tồn kho

Nắm giữ hàng tồn kho luôn đi kèm với chi phí. Hiểu rõ các loại chi phí này giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định kinh doanh sáng suốt hơn.

Xem thêm: ROI là gì? Công thức, Ý nghĩa & Cách Tối ưu trong Digital Marketing

• Chi phí thuê kho bãi: Tiền thuê mặt bằng, bảo hiểm, thuế liên quan đến không gian lưu trữ.
• Chi phí vận hành kho: Các chi phí tiện ích như điện, nước, an ninh, và bảo trì các thiết bị như xe nâng, kệ chứa hàng.
• Chi phí quản lý và bảo quản: Lương cho nhân viên kho, chi phí phần mềm quản lý, và các vật tư đóng gói.
• Chi phí vốn: Đây là chi phí cơ hội của số vốn bị “chôn” trong hàng tồn kho thay vì được đầu tư vào các hoạt động khác.
• Chi phí lỗi thời và hư hỏng: Rủi ro hàng hóa hết hạn sử dụng, hư hỏng, hoặc trở nên lỗi thời do thay đổi công nghệ, thị hiếu.
• Chi phí bảo hiểm và thuế: Các khoản phí để bảo hiểm hàng hóa khỏi mất mát, hư hại và các loại thuế liên quan.

Cách tính chi phí cho lưu trữ hàng tồn kho

Chi phí lưu trữ hàng tồn kho (Holding Cost) thường được tính bằng một tỷ lệ phần trăm trên tổng giá trị hàng tồn kho trung bình.

Công thức phổ biến:

Chi phí lưu trữ = (Chi phí vốn + Chi phí quản lý + Chi phí không gian + Chi phí rủi ro) / Tổng giá trị hàng tồn kho trung bình

Tỷ lệ này thường dao động từ 15% đến 25% mỗi năm, tùy thuộc vào ngành hàng. Ví dụ, nếu một doanh nghiệp có giá trị tồn kho trung bình là 2 tỷ đồng và tỷ lệ chi phí lưu trữ là 20%, thì mỗi năm họ tốn 400 triệu đồng chỉ để duy trì lượng hàng đó. Việc tính toán này giúp doanh nghiệp nhận thức rõ gánh nặng chi phí và tìm cách tối ưu hóa vòng quay hàng tồn kho.

Kết luận

Hiểu rõ Inventory là gì và triển khai một chiến lược quản lý hiệu quả là nền tảng cho sự phát triển bền vững. Nó không chỉ là việc đếm số lượng sản phẩm trong kho mà là một nghệ thuật cân bằng giữa việc thỏa mãn khách hàng và tối ưu hóa tài chính. Trong kinh doanh hiện đại, tích hợp công nghệ, đặc biệt là các công cụ Digital Marketing và tự động hóa, vào quản lý tồn kho là xu hướng tất yếu để nâng cao lợi thế cạnh tranh.

Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào hoặc muốn chia sẻ kinh nghiệm quản lý hàng tồn kho của mình, hãy để lại bình luận bên dưới. Đừng quên khám phá thêm nhiều bài viết hữu ích khác tại PhucT Digital.