Hóa đơn Google Ads là một phần không thể thiếu trong quản lý chiến dịch quảng cáo trực tuyến, đặc biệt đối với các chuyên gia Digital Marketing. PhucT Digital hiểu rằng việc nắm rõ các loại chứng từ này giúp bạn kiểm soát chi phí, tối ưu ngân sách và tuân thủ pháp luật hiệu quả.
Các Loại Chứng Từ Thanh Toán trong Google Ads
Xem thêm: Dịch Vụ Quảng Cáo Google Ads: Giải Mã Từ A-Z & Tầm Quan Trọng
Google Ads cung cấp đa dạng chứng từ để bạn dễ dàng theo dõi mọi hoạt động thanh toán. Việc phân biệt rành mạch các loại này là nền tảng để quản lý tài chính **quảng cáo Google** một cách chuyên nghiệp.
Hóa đơn (Invoice)
Hóa đơn (Invoice) là tài liệu chính thức, ghi nhận tổng chi phí quảng cáo bạn đã sử dụng trong một chu kỳ thanh toán cụ thể. Nó bao gồm chi phí từ các chiến dịch và mọi khoản điều chỉnh như tín dụng hay điều chỉnh do phân phối quảng cáo vượt mức. Đây là chứng từ cốt lõi, đóng vai trò quan trọng cho việc kê khai thuế và hạch toán kế toán của doanh nghiệp, đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ quy định. Một Ads invoice chuẩn mực sẽ cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết.
Bảng sao kê (Statement)
Bảng sao kê (Statement) mang đến một cái nhìn tổng quan, tóm tắt chi tiết các hoạt động thanh toán trong tài khoản của bạn qua một khoảng thời gian nhất định. Tuy nhiên, một lưu ý quan trọng là bảng sao kê không phải là hóa đơn hợp lệ cho mục đích thuế. Tài liệu này chủ yếu hữu ích cho việc bạn tự kiểm tra, đối chiếu các giao dịch đã phát sinh, giúp bạn nắm bắt dòng tiền quảng cáo.
Biên lai thanh toán (Payment Receipt)
Biên lai thanh toán (Payment Receipt) được hệ thống Google Ads tự động tạo ra sau mỗi lần bạn hoàn tất một giao dịch thanh toán thành công vào tài khoản. Đây chính là bằng chứng xác nhận rằng khoản tiền của bạn đã được chuyển đi và ghi nhận vào hệ thống Google, quan trọng cho việc đối soát tài chính cá nhân hoặc nội bộ doanh nghiệp.
Các Chứng Từ Khác
Ngoài ba loại chứng từ phổ biến trên, tùy thuộc vào quy định của từng quốc gia và hình thức thanh toán bạn chọn, Google Ads có thể cung cấp thêm một số tài liệu khác:
- Tài liệu về thuế và pháp lý (Tax and Legal Documents): Bao gồm các hóa đơn thuế địa phương (ví dụ: hóa đơn GTGT) và các chứng từ liên quan đến việc tuân thủ pháp luật tại nơi doanh nghiệp hoạt động. Đây là nhóm tài liệu quan trọng cho việc nộp thuế nhà thầu.
- Chứng thư biên nhận (Act of Acceptance): Tài liệu này xác nhận số tiền thực tế mà bạn đã chi tiêu cho quảng cáo trong một tháng. Thông thường, số chứng từ và tổng chi phí trên Chứng thư biên nhận sẽ trùng khớp với Hóa đơn VAT được sử dụng tại một số khu vực.
- Chứng thư đối chiếu (Reconciliation Act): Cung cấp bản tóm tắt các thỏa thuận chung giữa tài khoản quảng cáo của bạn và Google trong một giai đoạn cụ thể. Chứng từ này rất hữu ích cho việc đối chiếu công nợ, đảm bảo sự thống nhất số liệu giữa hai bên.
- Hóa đơn chiếu lệ (Proforma Invoice): Được tạo ra khi bạn chuẩn bị thực hiện thanh toán bằng hình thức chuyển khoản ngân hàng. Hóa đơn chiếu lệ cung cấp thông tin chi tiết về khoản thanh toán dự kiến, giúp bạn thực hiện giao dịch chính xác.
- Điều khoản và điều kiện (Terms and Conditions): Đây là tài liệu pháp lý quan trọng mà bạn đã đồng ý khi thiết lập tài khoản Google Ads, quy định quyền và nghĩa vụ của các bên.
Cách Truy Cập và Tải Chứng Từ Thanh Toán
Xem thêm: Chuyên Gia Marketing Online VN: Điểm Mặt & Cách Học Hỏi Để Bứt Phá
Cách bạn truy cập và tải các chứng từ thanh toán sẽ khác nhau tùy theo chế độ cài đặt thanh toán mà tài khoản Google Ads của bạn đang sử dụng: Thanh toán tự động/Thủ công hoặc Lập hóa đơn hằng tháng. Việc này giúp bạn quản lý **Adwords nhanh** chóng hơn.
Phương Thức Thanh Toán Tự động hoặc Thủ công (Áp dụng cho hầu hết nhà quảng cáo)
Với chế độ thanh toán tự động hoặc thủ công, việc tìm và tải xuống chứng từ được thực hiện trực tiếp qua giao diện tài khoản Google Ads của bạn.
- Tìm và in bảng sao kê/tài liệu thuế:
- Đăng nhập vào tài khoản Google Ads của bạn.
- Nhấp vào biểu tượng Thanh toán (thường là hình cờ lê hoặc biểu tượng tương tự).
- Chọn mục “Chứng từ”.
- Nếu bạn cần tìm tài liệu thuế, hãy chọn tab “Chứng từ về thuế và pháp lý” ở thanh trên cùng.
- Đánh dấu vào ô vuông bên trái của các chứng từ bạn muốn tải xuống hoặc chọn “Chọn tất cả” nếu muốn tải toàn bộ.
- Nhấp vào nút “Tải mục đã chọn xuống” và lựa chọn định dạng tệp mong muốn (thường là PDF).
Lưu ý: Bảng sao kê hoặc hóa đơn của tháng hiện tại thường chỉ khả dụng sau ngày làm việc thứ 5 của tháng kế tiếp. Thời gian này có thể thay đổi tùy theo khu vực, ví dụ: ngày làm việc thứ 7 ở Ấn Độ, hoặc ngày làm việc thứ 15 ở Trung Quốc.
- Xem và tải hoạt động tháng trước/hiện tại:
- Nhấp vào biểu tượng Thanh toán.
- Chọn “Hoạt động thanh toán” (hoặc có thể là “Giao dịch” tùy theo phiên bản giao diện).
- Đặt phạm vi ngày là “Tháng trước” hoặc tùy chỉnh theo khoảng thời gian bạn muốn xem.
- Nhấp vào biểu tượng Tải xuống để lưu tệp ghi lại hoạt động thanh toán.
- Xem hoặc in biên lai thanh toán:
- Nhấp vào biểu tượng Thanh toán.
- Chọn “Tóm tắt” (hoặc “Giao dịch”).
- Di chuyển đến tháng có khoản thanh toán bạn cần xem lại.
- Mở thẻ (tab) chi tiết cho tháng đó và tìm đến mục “Thanh toán”.
- Nhấp vào liên kết Thanh toán tương ứng để mở biên lai. Biên lai này có thể được in trực tiếp.
- Chọn “Tệp” > “In” từ trình duyệt của bạn hoặc nhấp chuột phải và chọn “Lưu dưới dạng”.
- Lý do không tìm thấy bảng sao kê/biên lai:
- Chứng từ của tháng hiện tại chưa đến hạn được tạo (bạn cần chờ đến ngày quy định trong tháng kế tiếp).
- Cài đặt trình duyệt của bạn đang chặn cửa sổ bật lên (pop-up).
- Bạn đã quên điều chỉnh phạm vi ngày xem trong lịch sử giao dịch.
- Đối với các tài khoản sử dụng phương thức thanh toán tự động hoặc thủ công, Google thường không gửi chứng từ qua thư tín hoặc email, trừ trường hợp đặc biệt của phương thức lập hóa đơn hằng tháng.
- Thay đổi bảng sao kê:
- Một khi bảng sao kê đã được phát hành, bạn không thể thay đổi nội dung trên đó. Để thông tin trên các chứng từ tương lai được cập nhật, bạn cần chỉnh sửa thông tin thanh toán trực tiếp trong tài khoản Google Ads của mình trước chu kỳ phát hành tiếp theo.
Phương Thức Lập hóa đơn Hằng tháng (Dành cho doanh nghiệp lớn đủ điều kiện tín dụng)
Chế độ lập hóa đơn hằng tháng có quy trình truy cập chứng từ riêng biệt và đòi hỏi người dùng phải có quyền truy cập cụ thể vào tài khoản.
- Lưu ý quan trọng:
- Chỉ áp dụng cho các tài khoản đã đăng ký và được Google phê duyệt đủ điều kiện sử dụng phương thức này.
- Yêu cầu người dùng đăng nhập bằng quyền Quản trị, Truy cập tiêu chuẩn hoặc Chỉ có thể thanh toán đối với tài khoản người quản lý thanh toán (Payment Manager Account).
- Tài khoản Google Ads cá nhân và hồ sơ thanh toán của nó phải được liên kết với tài khoản người quản lý chung.
- Tìm hóa đơn trong tài khoản:
- Đăng nhập vào tài khoản người quản lý thanh toán hoặc tài khoản người quản lý cấp cao hơn (MCC).
- Nhấp vào biểu tượng Thanh toán.
- Chọn mục “Chứng từ”.
- Bạn có thể tìm hóa đơn cụ thể bằng cách nhập “Số chứng từ” và sau đó chọn hóa đơn cần tải.
- Nhấp vào nút “Tải mục đã chọn xuống”.
- Tìm hóa đơn trước khi chuyển sang lập hóa đơn hằng tháng:
- Trong tài khoản Google Ads của bạn, nhấp vào biểu tượng Thanh toán.
- Chọn “Chuyển giao thanh toán” (hoặc một tùy chọn tương tự) từ menu bên trái.
- Nhấp vào thông tin lập hóa đơn của giai đoạn trước đó.
- Nhấp vào liên kết “Giao dịch” để xem danh sách các hóa đơn cũ.
- Sau khi xem xong, nhấp “Quay lại thiết lập hiện tại” để trở về giao diện thanh toán hiện hành.
- Không nhận hóa đơn giấy:
- Trong phần cài đặt thanh toán của tài khoản, bạn cần xóa tất cả các địa chỉ trong mục “Gửi hóa đơn qua thư”. Đồng thời, hãy thêm địa chỉ email mong muốn nhận hóa đơn điện tử vào mục “Gửi hóa đơn qua email”.
Các Vấn đề về Thuế và Pháp lý
Xem thêm: Giáo Trình Digital Marketing Cơ Bản: Kim Chỉ Nam Cho Người Mới Bắt Đầu
Việc am hiểu các quy định về thuế liên quan đến chi phí **quảng cáo Google** là cực kỳ quan trọng đối với mọi chuyên gia Digital Marketing và doanh nghiệp để đảm bảo tuân thủ và tối ưu chi phí.
Hóa đơn VAT Quảng cáo Google có được khấu trừ thuế không?
Tại Việt Nam, theo các quy định pháp luật hiện hành, hóa đơn Google Ads có thể được khấu trừ thuế GTGT nếu doanh nghiệp đáp ứng đủ các điều kiện cụ thể.
- Điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào: Để được khấu trừ thuế GTGT đầu vào, doanh nghiệp cần có hóa đơn GTGT hợp pháp của dịch vụ mua vào. Trong trường hợp Google không có tư cách pháp nhân tại Việt Nam và cung cấp dịch vụ từ nước ngoài, doanh nghiệp cần có chứng từ nộp thuế GTGT thay cho tổ chức nước ngoài.
- Kết luận về khấu trừ: Do đó, hóa đơn Google Ads được khấu trừ thuế GTGT nếu đó là hóa đơn GTGT hợp lệ của dịch vụ quảng cáo và tuân thủ đầy đủ các quy định về chứng từ kế toán, thuế. Việc Hóa đơn Google có được đưa vào chi phí hợp lý hay không phụ thuộc nhiều vào tính hợp lệ này.
- Lưu ý về hóa đơn trả trước: Các hóa đơn trả trước do Google xuất ra thường không được xem là hóa đơn GTGT cho mục đích kê khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Chúng không đáp ứng điều kiện để được khấu trừ thuế GTGT đầu vào theo quy định của pháp luật thuế Việt Nam.
Mức thuế của hoạt động quảng cáo trên Google
Tại Việt Nam, kể từ ngày 1 tháng 11 năm 2022, Google đã bắt đầu thu thêm 5% trên giá trị hóa đơn dịch vụ quảng cáo đối với các tài khoản tại Việt Nam. Khoản phụ phí này được tính trực tiếp vào các giao dịch đối với phương thức thanh toán trả trước, hoặc được cộng vào tổng số tiền chi tiêu hàng tháng đối với phương thức thanh toán trả sau. Đây là một yếu tố cần cân nhắc khi lập ngân sách cho các chiến dịch quảng cáo Google.
Các quy định theo quốc gia/khu vực
Quy định về hóa đơn và thuế có thể khác biệt đáng kể tùy theo từng quốc gia và khu vực:
- Trung Quốc và Đài Loan: Google không còn phát hành thư báo ghi có cho các hoạt động không hợp lệ hoặc các khoản tín dụng khuyến mại. Thay vào đó, số tiền này sẽ được hiển thị dưới dạng một khoản điều chỉnh tín dụng trực tiếp trên hóa đơn mới nhất của bạn. Hóa đơn địa phương (e-fapiao) tại Trung Quốc có giới hạn định mức (ví dụ: 99.000 CNY mỗi hóa đơn) và sẽ được tách thành nhiều hóa đơn nhỏ hơn nếu tổng chi phí vượt quá giới hạn này. E-fapiao chỉ tồn tại ở dạng điện tử và được gửi qua email nếu bạn đã cung cấp thông tin thuế hợp lệ.
- Ấn Độ: Đối với các khách hàng chưa đăng ký GST (Goods and Services Tax), trên hóa đơn có thể xuất hiện mã QR UPI để thuận tiện cho việc thanh toán.
- EU (Liên minh Châu Âu): Chi phí quảng cáo Google thường chưa bao gồm VAT (Thuế Giá trị Gia tăng) nếu địa chỉ doanh nghiệp của bạn nằm ngoài Ireland nhưng vẫn thuộc khối EU. Trong trường hợp này, nhà quảng cáo có trách nhiệm tự tính và kê khai VAT theo thuế suất địa phương của mình (cơ chế self-accounting). Hóa đơn điện tử do Google cung cấp tuân thủ theo Chỉ thị VAT của EU.
- Nga: OOO Google (Google Russia) đã nộp đơn xin phá sản. Quy trình cung cấp chứng từ điện tử thông qua hệ thống DiaDoc.ru là một tùy chọn nếu người dùng đã đăng ký dịch vụ này trước đó. Việc viết tắt “OOO Google” trên hóa đơn được coi là hợp lệ theo luật thuế của Nga.
- Ukraina: Kể từ tháng 11 năm 2024, các chứng từ điện tử sẽ được cung cấp thông qua nền tảng VCHASNO, có tích hợp chữ ký điện tử. Người dùng có thể chọn không nhận chứng từ điện tử để thay vào đó nhận bản cứng được gửi qua đường bưu điện. Yêu cầu về việc ký tên trên chứng từ có thể khác nhau tùy thuộc vào trạng thái thuế của tài khoản (Doanh nghiệp hoặc Cá nhân).
Quy trình chứng từ điện tử
Một số khu vực địa lý đã triển khai quy trình chứng từ điện tử hoàn toàn hoặc một phần (ví dụ: DiaDoc.ru ở Nga, VCHASNO ở Ukraina, e-fapiao ở Trung Quốc/Đài Loan).
- Lợi ích: Tuân thủ các yêu cầu pháp lý về hóa đơn điện tử, tiết kiệm không gian lưu trữ và chi phí in ấn, đồng thời giúp việc giao nhận chứng từ diễn ra nhanh chóng và hiệu quả hơn.
- Cách đăng ký: Thường thì bạn cần phải đăng ký với một nhà cung cấp dịch vụ quản lý tài liệu điện tử (EDM – Electronic Document Management) được ủy quyền tại địa phương trước khi có thể kích hoạt tính năng nhận chứng từ điện tử trong tài khoản Google Ads của mình.
- Chọn không/chọn nhận: Bạn có thể thay đổi tùy chọn nhận chứng từ điện tử (bật hoặc tắt) thông qua phần cài đặt thanh toán trong tài khoản Google Ads.
Quản lý Thông Tin Tài Khoản Ảnh Hưởng Đến Chứng Từ
Đảm bảo thông tin thanh toán trong tài khoản Google Ads của bạn luôn chính xác và cập nhật là điều vô cùng quan trọng để nhận được các chứng từ đúng đắn, tránh sai sót không đáng có.
- Thay đổi địa chỉ gửi thư: Bạn có thể cập nhật địa chỉ nhận hóa đơn giấy trong mục cài đặt thanh toán, cụ thể là phần “Gửi hóa đơn qua thư”. Lưu ý rằng thay đổi này cần được thực hiện ít nhất 15 ngày trước cuối tháng để có thể áp dụng cho chu kỳ phát hành chứng từ tiếp theo.
- Thay đổi địa chỉ doanh nghiệp: Việc thay đổi địa chỉ doanh nghiệp sẽ ảnh hưởng đến thông tin được in trên các chứng từ thanh toán. Bạn có thể thực hiện thay đổi này trong mục “Hồ sơ thanh toán” > “Tên và địa chỉ doanh nghiệp”. Tuy nhiên, thay đổi này sẽ không áp dụng rétroactively cho các chứng từ đã được phát hành trước đó.
- Tạo lại hóa đơn với thông tin mới: Kể từ tháng 1 năm 2022, Google cho phép tạo lại một số loại hóa đơn với thông tin đã được cập nhật (ví dụ: tên, địa chỉ) nếu bạn đã chỉnh sửa thông tin thanh toán trong tài khoản. Các thông tin nhạy cảm hơn như mã số thuế thường không thể thay đổi trên các hóa đơn cũ đã phát hành. Quy trình tạo lại hóa đơn được thực hiện qua mục “Chứng từ” > “Chứng từ về thuế và pháp lý”, sau đó chọn hóa đơn cần điều chỉnh, nhấp vào “Thao tác” và chọn “Tạo lại hoá đơn với thông tin được cập nhật”.
Các Vấn đề và Giải pháp Thường Gặp
Trong quá trình quản lý hóa đơn Google Ads, nhà quảng cáo, kể cả những người chạy cáo facebook ads song song, có thể đối mặt với một số vấn đề phổ biến.
- Thiếu chứng từ:
- Kiểm tra lại thời gian tạo chứng từ: Có thể chứng từ của tháng hiện tại chưa đến ngày phát hành theo quy định (thường là đầu tháng kế tiếp).
- Đảm bảo rằng cài đặt trình duyệt web của bạn không chặn cửa sổ bật lên (pop-up), vì một số chứng từ có thể mở trong tab hoặc cửa sổ mới.
- Kiểm tra kỹ phạm vi ngày bạn đã chọn để hiển thị lịch sử giao dịch trong tài khoản.
- Đối với các tài khoản sử dụng phương thức thanh toán tự động hoặc thủ công, Google thường không chủ động gửi chứng từ qua email hoặc thư tín, trừ trường hợp đặc biệt của phương thức lập hóa đơn hằng tháng.
- Hóa đơn thuế địa phương có thể không được tạo cho các tài khoản thanh toán tự động cũ (thiết lập trước năm 2023) mà được lập hóa đơn bởi Google LLC.
- Chứng từ bị sai:
- Đối với Hóa đơn VAT sử dụng hoặc Chứng thư biên nhận, bạn cần chỉnh sửa thông tin thanh toán trong tài khoản trước (và đợi khoảng 24 giờ để hệ thống đồng bộ dữ liệu). Sau đó, bạn có thể yêu cầu sửa đổi chứng từ thông qua mục “Chứng từ”, chọn chứng từ cần sửa, nhấp vào “Thao tác” và chọn “Yêu cầu sửa đổi”.
- Đối với các loại chứng từ khác, nếu phát hiện sai sót, bạn cần liên hệ trực tiếp với bộ phận hỗ trợ của Google Ads để được hướng dẫn cụ thể.
- Chứng từ có tổng số tiền bằng 0: Điều này thường xảy ra khi toàn bộ chi phí quảng cáo trong kỳ đó đã được bù đắp hoàn toàn bằng các khoản tín dụng khuyến mại hoặc điều chỉnh khác.
- Hóa đơn không khớp với số tiền bị trừ: Vấn đề này đặc biệt hay gặp với phương thức thanh toán tự động. Google sẽ trừ tiền từ tài khoản của bạn khi chi tiêu đạt đến một ngưỡng thanh toán nhất định, trong khi hóa đơn cuối tháng lại tổng hợp toàn bộ chi phí phát sinh trong cả tháng. Do đó, số tiền trên hóa đơn cuối tháng sẽ phản ánh tổng chi tiêu thực tế, có thể khác với tổng các lần bị trừ tiền nếu ngưỡng thanh toán được kích hoạt nhiều lần trong tháng.
- Sự khác biệt giữa các loại chứng từ: Chứng thư biên nhận, Hóa đơn VAT và Chứng thư đối chiếu có thể không bao gồm một số giao dịch nhất định nếu thanh toán được thực hiện nhầm cho một tài khoản Google Ads khác (ví dụ, do sử dụng sai số tài khoản ngân hàng IBAN của Google khi chuyển khoản). Luôn kiểm tra kỹ số IBAN trên hóa đơn chiếu lệ (Proforma Invoice) trước khi thực hiện giao dịch chuyển khoản.
- Thiếu thông tin thanh toán trước đây: Do các đợt nâng cấp hệ thống của Google, một số thông tin thanh toán cũ hơn có thể không còn hiển thị trực tiếp trong giao diện tài khoản. Trong trường hợp này, bạn có thể cần liên hệ với bộ phận hỗ trợ của Google để yêu cầu truy xuất lại.
- Bản cứng/chứng từ gửi sai địa chỉ: Trước tiên, hãy xác minh lại địa chỉ gửi thư đã đăng ký trong phần cài đặt thanh toán của tài khoản. Sau khi cập nhật địa chỉ chính xác, bạn có thể yêu cầu Google in lại và gửi lại chứng từ.
- Chứng từ đã quét, ký và đóng dấu: Các phiên bản PDF bạn tải xuống trực tiếp từ tài khoản Google Ads thường là bản điện tử gốc và không có chữ ký tay hay con dấu. Các bản cứng được gửi qua đường bưu điện, hoặc các chứng từ điện tử được phát hành qua các hệ thống quản lý tài liệu điện tử (EDM) như DiaDoc (Nga) hay VCHASNO (Ukraina), sẽ có chữ ký điện tử hoặc con dấu tùy theo quy định và thông lệ của từng quốc gia/khu vực. Việc này cũng tương tự như quản lý hóa đơn google ads tiktok.
Liên Hệ với Google
Nếu bạn gặp bất kỳ khó khăn nào trong việc tìm kiếm, hiểu rõ nội dung hoặc cần sửa đổi các chứng từ thanh toán Google Ads, đừng ngần ngại tìm kiếm sự trợ giúp:
- Cộng đồng trợ giúp Google Ads: Đây là một diễn đàn nơi bạn có thể đặt câu hỏi, chia sẻ vấn đề của mình và nhận được phản hồi, kinh nghiệm từ các thành viên khác trong cộng đồng người dùng Google Ads.
- Liên hệ trực tiếp với Google: Để giải quyết các vấn đề cụ thể và phức tạp hơn, bạn nên liên hệ trực tiếp với đội ngũ hỗ trợ của Google. Hãy cung cấp thông tin chi tiết về vấn đề bạn đang gặp phải để nhận được sự hỗ trợ chính xác và kịp thời.
Để xác minh chế độ cài đặt thông tin thanh toán hiện tại của tài khoản mình (là tự động, thủ công hay lập hóa đơn hằng tháng), bạn có thể truy cập vào mục “Cài đặt” trong phần “Thanh toán” của tài khoản Google Ads.
Kết luận
Việc nắm vững cách thức lấy và quản lý hóa đơn Google Ads, cùng với hiểu biết sâu sắc về các quy định thuế và sự khác biệt theo từng khu vực, là yếu tố then chốt. PhucT Digital hy vọng bài viết này hữu ích. Hãy để lại bình luận, chia sẻ hoặc khám phá thêm nội dung trên website nhé!