Cách đi đơn bán hàng online hiệu quả là yếu tố then chốt quyết định sự thành công của một cửa hàng trực tuyến. PhucT Digital hiểu rằng việc lựa chọn phương thức vận chuyển phù hợp và tối ưu quy trình không chỉ giúp bạn tiết kiệm chi phí mà còn nâng cao trải nghiệm khách hàng, từ đó gia tăng tỷ lệ chuyển đổi và xây dựng lòng trung thành.
Các phương thức đi đơn hàng phổ biến hiện nay
Để đưa sản phẩm từ kho hàng đến tay người mua, bạn có nhiều lựa chọn vận chuyển. Mỗi phương thức đều có ưu và nhược điểm riêng, phù hợp với từng quy mô và giai đoạn phát triển của shop. Phân tích kỹ lưỡng sẽ giúp bạn đưa ra quyết định sáng suốt nhất.
Xem thêm: Kế Hoạch Kinh Doanh Online: Hướng Dẫn Chi Tiết & Mẫu Thực Chiến
Tự giao hàng
Với hình thức này, bạn, với tư cách là chủ shop, sẽ trực tiếp giao hàng và trao sản phẩm cho khách. Đây là cách tiếp cận đơn giản và thường được các shop mới, quy mô nhỏ áp dụng.
✨
TRỌN BỘ 6 TEMPLATE QUYỀN LỰC

01. TỰ ĐỘNG ĐĂNG BÀI VIẾT TỪ WEBSITE LÊN FANPAGE
- Đã bao gồm

02. ĐĂNG BÀI VIẾT TỪ GOOGLE SHEET LÊN ĐA KÊNH
- Đã bao gồm

03. TỰ ĐỘNG TẠO VÀ ĐĂNG VIDEO NGẮN BẰNG AI LÊN YOUTUBE
- Đã bao gồm

04. TẠO VÀ ĐĂNG BÀI VIẾT TỰ ĐỘNG LÊN WEBSITE WORDPRESS
- Đã bao gồm

05. TỰ ĐỘNG VIẾT VÀ GỬI EMAIL MỚI DỰA TRÊN EMAIL MẪU
- Đã bao gồm

06. TỰ ĐỘNG ĐĂNG BÀI VIẾT VÀ COMMENT LINK TỪ NỘI DUNG VIDEO YOUTUBE
- Đã bao gồm
- Ưu điểm:
- Kiểm soát toàn diện: Bạn chủ động hoàn toàn về thời gian và cách thức giao hàng.
- Tiết kiệm chi phí: Không tốn phí thuê ngoài, đặc biệt hiệu quả khi khách ở gần.
- Tương tác trực tiếp: Là cơ hội vàng để xây dựng mối quan hệ, nhận phản hồi trực tiếp từ khách hàng.
- Nhược điểm:
- Phạm vi hạn chế: Chỉ khả thi trong một khu vực địa lý hẹp.
- Tốn thời gian, công sức: Khi lượng đơn hàng tăng, việc tự ship sẽ trở thành gánh nặng, ảnh hưởng đến các hoạt động kinh doanh khác.
- Không hiệu quả cho đơn xa: Việc cách ship hàng đi tỉnh bằng phương pháp này là bất khả thi.
Thuê Shipper ngoài
Khi không còn đủ thời gian để tự đi giao, bạn có thể thuê các cá nhân làm shipper tự do.
- Ưu điểm:
- Tiết kiệm thời gian: Giải phóng bạn khỏi công việc di chuyển, để bạn tập trung vào Marketing và quản lý.
- Linh hoạt: Dễ dàng gọi ship khi có đơn phát sinh.
- Nhược điểm:
- Rủi ro cao: Độ an toàn của hàng hóa và tiền thu hộ (COD) không được đảm bảo tuyệt đối.
- Thiếu chuyên nghiệp: Không có quy trình rõ ràng, không có bảo hiểm bồi thường khi xảy ra sự cố.
- Khó kiểm soát: Khó theo dõi tiến độ và chất lượng dịch vụ của shipper.
Gửi hàng qua Công ty vận tải (xe khách, chành xe)
Đây là cách ship hàng cho khách khi bán hàng online truyền thống, đặc biệt hữu ích cho các mặt hàng cồng kềnh hoặc gửi hàng số lượng lớn đi các tỉnh.
- Ưu điểm:
- Chi phí thấp: Thường rẻ hơn cho các kiện hàng có trọng lượng nặng, kích thước lớn.
- Tốc độ nhanh: Với các tuyến cố định, hàng có thể đến nơi chỉ sau 1-2 ngày.
- Nhược điểm:
- Không giao tận nơi: Khách hàng phải ra bến xe hoặc điểm nhận hàng của chành xe để lấy, gây bất tiện.
- Rủi ro hư hỏng: Hàng hóa có nguy cơ bị quăng quật, hư hỏng nếu không được đóng gói siêu cẩn thận.
Hợp tác với các đơn vị vận chuyển chuyên nghiệp (Logistics)
Đây là lựa chọn tối ưu và phổ biến nhất cho hầu hết các shop kinh doanh online hiện nay. Các tên tuổi quen thuộc như GHN, GHTK, Viettel Post, VNPost, J&T Express… cung cấp một dịch vụ toàn diện.
- Ưu điểm:
- Chuyên nghiệp và an toàn: Quy trình bài bản, có chính sách bảo hiểm và đền bù rõ ràng.
- Tốc độ và tiện lợi: Giao hàng nhanh, có dịch vụ thu tiền hộ (COD), hỗ trợ lấy hàng tận nơi. Viettel Post lấy hàng tại nhà là một ví dụ điển hình.
- Hệ thống theo dõi: Cung cấp mã vận đơn giúp cả shop và khách hàng dễ dàng theo dõi hành trình đơn hàng.
- Tối ưu chi phí: Giúp bạn không cần đầu tư vào đội ngũ và phương tiện vận chuyển riêng.
- Nhược điểm:
- Chi phí cao hơn: Cước phí có thể nhỉnh hơn so với các hình thức khác.
- Hạn chế khu vực: Một số đơn vị có thể chưa phủ sóng hết các khu vực vùng sâu, vùng xa.
Gửi hàng qua Bưu điện (VNPost)
Bưu điện Việt Nam là đơn vị vận chuyển lâu đời với độ tin cậy cao.
- Ưu điểm:
- Mạng lưới rộng khắp: Phủ sóng 100% các xã, phường trên toàn quốc.
- Cước phí hợp lý: Mức giá cạnh tranh, phù hợp với nhiều loại hàng hóa.
- Độ tin cậy cao: Quy trình rõ ràng, ít xảy ra mất mát.
- Nhược điểm:
- Thời gian vận chuyển: Thường lâu hơn so với các đơn vị tư nhân.
- Thủ tục: Đôi khi còn rườm rà, yêu cầu người gửi phải ra bưu cục. Việc tìm hiểu cách gửi hàng qua bưu điện tại nhà cần được kiểm tra kỹ với từng bưu cục.
Lựa chọn phương thức giao hàng phù hợp
Không có một phương án hoàn hảo cho tất cả mọi người. Việc lựa chọn phụ thuộc vào chính mô hình kinh doanh của bạn.
- Quy mô và lượng đơn hàng: Shop nhỏ, đơn ít trong nội thành có thể tự giao hoặc thuê shipper ngoài. Khi shop phát triển, có từ 10-20 đơn/ngày trở lên, việc hợp tác với đơn vị vận chuyển chuyên nghiệp là bắt buộc để đảm bảo hiệu suất.
- Đặc thù sản phẩm: Hàng dễ vỡ, giá trị cao cần đơn vị có bảo hiểm. Hàng cồng kềnh, nặng có thể cân nhắc gửi chành xe để tối ưu chi phí.
- Khoảng cách địa lý: Bán hàng toàn quốc chắc chắn phải sử dụng các đơn vị vận chuyển chuyên nghiệp hoặc bưu điện.
- Chi phí và yêu cầu tốc độ: Hãy so sánh bảng giá và thời gian giao hàng dự kiến của các bên để tìm ra lựa chọn cân bằng nhất giữa chi phí và sự hài lòng của khách hàng. Nếu khách hàng cần gấp, các dịch vụ giao hỏa tốc sẽ là ưu tiên.
Các bước và kinh nghiệm đi đơn hàng online hiệu quả, giảm thiểu rủi ro “Bom hàng”
“Bom hàng” là nỗi ám ảnh của bất kỳ chủ shop nào. Một quy trình chốt đơn và xử lý hóa đơn chặt chẽ sẽ giúp bạn giảm thiểu rủi ro này và đảm bảo mọi đơn hàng đều được giao thành công.
Xem thêm: Kinh Doanh Thực Phẩm Sạch Online: Hướng Dẫn Chiến Lược Toàn Diện
Nếu bạn đang cần giải pháp marketing tổng thể, hãy xem ngay:
>>> Dịch vụ All In One Marketing <<<
Bước 1: Xác minh đơn hàng cẩn thận
Đây là bước kiểm duyệt quan trọng nhất. Đừng vội đóng gói khi chưa chắc chắn.
- Nhận biết đơn hàng ảo: Cảnh giác với những đơn hàng có thông tin người nhận sơ sài, địa chỉ không rõ ràng hoặc số điện thoại không liên lạc được.
- Xác nhận thông tin: Luôn gọi điện hoặc nhắn tin để xác nhận lại Tên, Số điện thoại và Địa chỉ chi tiết (số nhà, ngõ, phường/xã, quận/huyện) trước khi tạo đơn.
- Sử dụng công cụ hỗ trợ: Nhiều đơn vị vận chuyển như GHN có tính năng cảnh báo “bom hàng” dựa trên lịch sử mua sắm của số điện thoại đó, giúp bạn có thêm cơ sở để quyết định.
Bước 2: Đóng gói đơn hàng kỹ lưỡng
Đóng gói chuyên nghiệp không chỉ bảo vệ sản phẩm mà còn tạo ấn tượng tốt, thể hiện sự tôn trọng của bạn đối với khách hàng.
- Chuẩn bị vật liệu: Sử dụng thùng carton cứng cáp, giấy bọc khí, xốp chèn… để đảm bảo hàng hóa không bị xô lệch, va đập trong quá trình vận chuyển.
- Đóng gói đúng quy cách: Với hàng dễ vỡ, phải bọc nhiều lớp và dán nhãn “Hàng dễ vỡ”. Với chất lỏng, phải đảm bảo nắp chai được vặn chặt và bọc trong túi nilon để tránh rò rỉ.
- Tạo ấn tượng: Một gói hàng được đóng gói đẹp mắt, kèm một tấm thiệp cảm ơn nhỏ sẽ khiến khách hàng cảm thấy hài lòng hơn rất nhiều.
Bước 3: Phối hợp và liên lạc với đơn vị vận chuyển
- Giao đơn nhanh chóng: Sau khi đóng gói, hãy tạo yêu cầu lấy hàng ngay. Nhiều đơn vị có dịch vụ để shipper đến nhà lấy hàng, giúp bạn tiết kiệm thời gian. Ví dụ, tìm hiểu cách gửi hàng Viettel Post bạn sẽ thấy họ có tùy chọn này.
- Ghi chú rõ ràng: Luôn ghi chú các yêu cầu đặc biệt như “Hàng dễ vỡ”, “Không được chồng đè nặng” lên gói hàng.
Bước 4: Thông báo và tương tác với khách hàng
Giữ liên lạc với khách hàng trong suốt quá trình là chìa khóa để họ yên tâm và chủ động nhận hàng.
- Cung cấp mã vận đơn: Ngay sau khi đơn vị vận chuyển lấy hàng, hãy gửi mã vận đơn cho khách để họ có thể tự theo dõi.
- Thông báo dự kiến: Báo cho họ thời gian giao hàng dự kiến.
- Lấy phản hồi: Sau khi hệ thống báo giao thành công, hãy nhắn tin cảm ơn và hỏi thăm về trải nghiệm của họ.
Bước 5: Theo dõi hành trình đơn hàng
Đừng phó mặc hoàn toàn cho đơn vị vận chuyển. Hãy chủ động theo dõi.
- Sử dụng ứng dụng/website: Thường xuyên kiểm tra trạng thái đơn hàng trên hệ thống của đối tác vận chuyển hoặc trên phần mềm quản lý bán hàng của bạn.
- Xử lý sự cố: Nếu thấy đơn hàng bị trễ hoặc có vấn đề, hãy liên hệ ngay với tổng đài của đơn vị vận chuyển để được hỗ trợ và đồng thời thông báo cho khách hàng.
Bước 6: Quản lý thu tiền COD và đối soát
Với các shop trên shopee hay bán hàng qua website, COD là hình thức thanh toán phổ biến.
- Hiểu rõ chu kỳ đối soát: Mỗi đơn vị vận chuyển có lịch đối soát và chuyển tiền COD khác nhau (theo ngày, theo tuần). Hãy nắm rõ để cân đối dòng tiền.
- Kiểm tra định kỳ: Đối chiếu sao kê từ đơn vị vận chuyển với danh sách đơn hàng của bạn để đảm bảo không có sai sót.
Ứng dụng Công nghệ trong quản lý đi đơn hàng online (Góc nhìn PhucT Digital)
Khi shop của bạn ngày càng đắt khách và phải xử lý hàng chục, hàng trăm đơn mỗi ngày, việc quản lý thủ công sẽ trở nên quá tải và dễ sai sót. Đây là lúc công nghệ phát huy vai trò tối thượng.
Xem thêm: Quy Tắc Bán Hàng Online: 6 Nguyên Tắc Vàng và Quy Trình Tối Ưu
Quản lý đơn hàng tập trung
Các nền tảng quản lý bán hàng như Sapo, Haravan cho phép bạn đồng bộ đơn hàng từ mọi kênh: Website (do PhucT Digital thiết kế website bán hàng), sàn TMĐT (Shopee, Lazada), mạng xã hội (Facebook, TikTok) về một nơi duy nhất. Điều này giúp bạn:
- Không bỏ sót bất kỳ đơn hàng nào.
- Quản lý thông tin khách hàng, lịch sử mua hàng một cách hệ thống.
- Kiểm soát tồn kho chính xác theo thời gian thực.
Kết nối và tự động đẩy đơn sang đơn vị vận chuyển
Đây là tính năng thay đổi cuộc chơi. Các phần mềm quản lý này tích hợp sẵn với các hãng vận chuyển lớn.
- So sánh cước phí tự động: Khi bạn nhập thông tin đơn hàng, hệ thống sẽ tự động hiển thị cước phí và thời gian giao hàng dự kiến của nhiều đơn vị để bạn lựa chọn phương án tối ưu nhất.
- Đẩy đơn tự động: Chỉ với một cú nhấp chuột, toàn bộ thông tin đơn hàng sẽ được chuyển sang hệ thống của đơn vị vận chuyển. Bạn không cần phải sao chép, nhập liệu thủ công, giảm thiểu sai sót đến mức tối đa.
Tối ưu hóa hiệu quả kinh doanh online
Việc ứng dụng công nghệ không chỉ dừng lại ở việc ship hàng. Nó là một phần trong bức tranh tổng thể về tối ưu hóa kinh doanh online mà PhucT Digital luôn hướng tới. Một quy trình hoàn hảo bắt đầu từ việc thu hút khách hàng thông qua các chiến dịch Marketing hiệu quả, một website chuyên nghiệp, đến việc chốt đơn nhanh chóng và cuối cùng là một trải nghiệm giao hàng mượt mà. Vận hành đi đơn trơn tru chính là mảnh ghép cuối cùng, củng cố sự hài lòng, biến khách hàng mua một lần thành khách hàng trung thành, và đóng góp trực tiếp vào sự tăng trưởng bền vững của bạn.
Đầu tư vào công nghệ quản lý không phải là chi phí, mà là một khoản đầu tư chiến lược cho tương lai của shop online.
Kết luận
Đi đơn hàng không chỉ là một công việc hậu cần, nó là một phần quan trọng của trải nghiệm khách hàng. Hy vọng những chia sẻ chi tiết từ PhucT Digital đã giúp bạn có cái nhìn tổng quan và những kinh nghiệm thực tiễn. Hãy để lại bình luận nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào hoặc chia sẻ bài viết này đến những người cần nó. Đừng quên khám phá thêm nhiều kiến thức hữu ích khác tại PhucT Digital.