Phần mềm quản lý đơn hàng online: Tối ưu bán hàng đa kênh 2025

Phần mềm quản lý đơn hàng online là giải pháp tối ưu hóa quy trình bán hàng, giúp doanh nghiệp xử lý đơn từ đa kênh hiệu quả. PhucT Digital sẽ phân tích các tính năng cốt lõi, tác động đến Digital Marketing và tổng hợp các phần mềm phổ biến để bạn lựa chọn công cụ phù hợp nhất.

Phần mềm quản lý đơn hàng online là gì?

Phần mềm quản lý đơn hàng online là một hệ thống tập trung, được thiết kế để hỗ trợ người bán hàng theo dõi, kiểm soát và xử lý toàn bộ vòng đời của một đơn hàng. Quá trình này bắt đầu từ khi khách hàng đặt mua cho đến khi đơn hàng được giao hàng thành công và hoàn tất. Thay vì phải ghi chép thủ công trên sổ sách hay các file Excel rời rạc, phần mềm sẽ tự động hóa các tác vụ quan trọng. Cụ thể bao gồm:

• Tiếp nhận đơn hàng.
• Cập nhật trạng thái.
• Quản lý tồn kho hàng hóa.
• Xử lý thanh toán.
• Kết nối với đơn vị vận chuyển.

Sự khác biệt cốt lõi giữa quy trình quản lý đơn hàng thủ công và sử dụng phần mềm nằm ở tốc độ, độ chính xác và khả năng đồng bộ dữ liệu. Với phần mềm, thông tin được cập nhật liên tục, giảm thiểu tối đa sai sót do con người. Điều này cho phép nhà bán hàng có cái nhìn tổng quan, theo dõi sát sao tình hình kinh doanh theo thời gian thực.

Xem thêm: Kinh Doanh Online Đồ Gia Dụng: Tiềm Năng & Lộ Trình Thành Công

Các tính năng cốt lõi của phần mềm quản lý đơn hàng online và tác động đến Digital Marketing

Một phần mềm quản lý đơn hàng online hiệu quả cần được trang bị các tính năng thiết yếu để tối ưu hóa quy trình quản lý bán hàng. Đặc biệt, nhiều tính năng trong số này có liên kết chặt chẽ và hỗ trợ đắc lực cho các hoạt động Marketing của doanh nghiệp.

Quản lý đơn hàng tập trung đa kênh

Đây là tính năng nền tảng, cho phép đồng bộ tất cả đơn hàng từ các kênh bán hàng online khác nhau. Các kênh này bao gồm thiết kế website bán hàng thương mại điện tử (được tối ưu SEO và trải nghiệm người dùng), các sàn Shopee, Lazada, Tiki, TikTok Shop, cũng như các đơn hàng phát sinh từ mạng xã hội (Facebook, Instagram…). Việc quản lý tập trung giúp nhà bán hàng dễ dàng theo dõi tổng số đơn hàng, phân loại theo nguồn kênh, và xử lý nhanh chóng trên một giao diện duy nhất. Từ góc độ Digital Marketing, khả năng quản lý đa kênh giúp đánh giá hiệu quả của từng kênh trong việc tạo ra đơn hàng, từ đó phân bổ ngân sách quảng cáo và tối ưu chiến lược marketing cho từng nền tảng.

Tự động cập nhật trạng thái đơn hàng và tồn kho theo thời gian thực

Phần mềm tự động ghi nhận và cập nhật trạng thái của từng đơn hàng (chờ xử lý, đang đóng gói, đang giao, đã giao, đã hủy,…) và điều chỉnh số lượng tồn kho sản phẩm ngay khi có đơn hàng mới hoặc đơn hàng bị hủy/trả. Sự chính xác về tồn kho theo thời gian thực là cực kỳ quan trọng cho các chiến dịch Digital Marketing. Nó giúp tránh tình trạng bán hàng hóa khi đã hết hàng (gây mất uy tín) hoặc đảm bảo thông tin chính xác cho các chương trình khuyến mãi online dựa trên số lượng hàng tồn.

Quản lý thông tin khách hàng chi tiết

Phần mềm lưu trữ và quản lý thông tin cơ bản của khách hàng (tên, địa chỉ, số điện thoại) cùng với lịch sử mua hàng của họ. Đây là nguồn dữ liệu quý giá cho các hoạt động Digital Marketing và CRM. Dựa trên thông tin này, doanh nghiệp có thể:

• Phân loại khách hàng.
• Xác định khách hàng tiềm năng.
• Phân tích sở thích và hành vi mua sắm.
• Triển khai các chiến dịch remarketing, email marketing cá nhân hóa.
• Xây dựng chương trình khách hàng thân thiết, tăng tỷ lệ mua hàng lặp lại.

Tích hợp với các đơn vị vận chuyển và thanh toán

Khả năng kết nối tự động với nhiều đối tác vận chuyển phổ biến (GHN, GHTK, Viettel Post…) và các cổng thanh toán trực tuyến giúp tự động hóa quy trình đẩy đơn đi giao và đối soát tiền thu hộ (COD). Việc này không chỉ tiết kiệm thời gian, chi phí vận hành mà còn rút ngắn thời gian giao hàng, nâng cao trải nghiệm mua sắm online của khách hàng. Đây là yếu tố quan trọng trong việc xây dựng lòng trung thành và tạo dựng thương hiệu mạnh.

Báo cáo và thống kê doanh thu, hiệu quả bán hàng theo kênh

Cung cấp các báo cáo chi tiết về doanh thu, số lượng đơn hàng, sản phẩm bán chạy, hiệu quả bán hàng trên từng kênh… Các báo cáo này là cơ sở dữ liệu quan trọng để đánh giá hiệu quả của các chiến dịch Digital Marketing đã triển khai, hiểu rõ kênh nào mang lại doanh thu cao nhất, sản phẩm nào được ưa chuộng online. Từ đó, doanh nghiệp có thể đưa ra các điều chỉnh chiến lược marketing và kinh doanh phù hợp, tối ưu hóa hiệu quả đầu tư.

Quản lý đổi trả và hoàn tiền

Quy trình quản lý xử lý đổi trả và hoàn tiền được quản lý chặt chẽ trên phần mềm giúp giảm thiểu sai sót và giải quyết vấn đề của khách hàng một cách nhanh chóng, chuyên nghiệp. Điều này góp phần xây dựng niềm tin và sự hài lòng của khách hàng khi mua sắm online.

Tổng hợp các phần mềm quản lý đơn hàng online phổ biến hiện nay

Thị trường hiện có rất nhiều phần mềm quản lý đơn hàng online với đa dạng tính năng và mức giá. Dưới đây là tổng hợp một số phần mềm phổ biến, được phân tích theo góc độ hỗ trợ bán hàng online và Digital Marketing:

• Sapo: Nền tảng quản lý bán hàng đa kênh mạnh mẽ, tích hợp sâu với các kênh online như website (Phần mềm Sapo Web), sàn TMĐT và mạng xã hội (Sapo Omnichannel). Nổi bật với khả năng đồng bộ tồn kho, quản lý khách hàng, và hệ thống báo cáo chi tiết giúp phân tích hiệu quả bán hàng theo kênh online. Sapo cũng cung cấp các giải pháp hỗ trợ bán hàng online khác như thiết kế website, quản lý fanpage.
• MISA eShop: Phần mềm quản lý bán hàng chuyên biệt cho ngành bán lẻ, hỗ trợ quản lý đơn hàng tập trung từ cửa hàng truyền thống và các kênh online (website, sàn TMĐT, TikTok Shop). MISA eShop mạnh về quản lý tồn kho, tính tiền, và tích hợp với hệ thống kế toán MISA, cung cấp báo cáo tài chính và bán hàng giúp đánh giá hiệu quả kinh doanh tổng thể và các kênh online.
• Haravan: Giải pháp Omnichannel chú trọng phát triển Thương mại điện tử. Haravan không chỉ quản lý đơn hàng đa kênh mà còn tích hợp nhiều công cụ marketing tự động như chatbot, email marketing, kết nối quảng cáo Google/Facebook, rất phù hợp với doanh nghiệp muốn đẩy mạnh Digital Marketing và tự động hóa tương tác với khách hàng online.
• Kiotviet: Phần mềm quản lý bán hàng KiotViet phổ biến cho SME và các cửa hàng nhỏ lẻ. Hỗ trợ quản lý đơn hàng từ cửa hàng và website/sàn TMĐT, đồng bộ tồn kho và tích hợp vận chuyển. Giao diện thân thiện, dễ sử dụng, phù hợp với người mới bắt đầu kinh doanh online. Bán hàng Kiotviet là một lựa chọn đáng cân nhắc.
• Pancake: Nền tảng chuyên sâu cho bán hàng trên mạng xã hội (Facebook, Instagram) và sàn TMĐT. Điểm mạnh là khả năng gom comment/inbox, tích hợp chatbot tự động chốt đơn và trả lời khách hàng, giúp tối ưu hóa quá trình bán hàng trực tiếp trên các kênh social, một phần quan trọng của Digital Marketing.
• MISA AMIS CRM: Là một giải pháp CRM (Quản lý quan hệ khách hàng) toàn diện, MISA AMIS CRM cũng bao gồm tính năng quản lý đơn hàng và hợp đồng. Nổi bật với khả năng quản lý thông tin khách hàng chi tiết, theo dõi lịch sử tương tác và mua hàng, tích hợp với các module khác như kế toán, marketing automation. Phù hợp với doanh nghiệp cần quản lý mối quan hệ khách hàng sâu sắc và sử dụng dữ liệu để tối ưu chiến lược Digital Marketing và bán hàng.
• Các phần mềm khác: Một số các phần mềm quản lý bán hàng khác cũng đáng chú ý bao gồm TrustSales (mạnh về bán hàng trên Facebook và sàn TMĐT), Nhanh.vn (đa kênh, tích hợp vận chuyển), Odoo (hệ thống ERP tích hợp quản lý đơn hàng, phù hợp doanh nghiệp lớn), QuickBooks Commerce (liên kết kế toán, quốc tế), TPOS (hỗ trợ livestream, đa ngành), POS365, Sổ bán hàng, PosApp, An Việt Soft, Loyverse POS (đa dạng tính năng quản lý bán hàng và tồn kho). Việc lựa chọn phụ thuộc vào nhu cầu cụ thể và quy mô kinh doanh online của bạn. Nhiều người cũng tìm kiếm phần mềm quản lý đơn hàng online free hoặc phần mềm quản lý đơn hàng online download để bắt đầu.

Xem thêm: App Bán Hàng Online: Top Nền Tảng Hiệu Quả & Cách Lựa Chọn

Kinh nghiệm lựa chọn phần mềm quản lý đơn hàng online phù hợp với mục tiêu kinh doanh số

Việc lựa chọn phần mềm quản lý đơn hàng phù hợp là một quyết định quan trọng. Nó ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả vận hành và khả năng mở rộng kinh doanh online. Dưới đây là một số kinh nghiệm từ PhucT Digital giúp bạn đưa ra lựa chọn tốt nhất, có tính đến mục tiêu Digital Marketing:

• Xác định rõ nhu cầu và quy mô kinh doanh online: Bạn đang bán hàng online cần những gì? Bạn bán trên kênh nào? Quy mô đơn hàng trung bình mỗi ngày là bao nhiêu? Doanh nghiệp của bạn có bao nhiêu nhân viên cần sử dụng phần mềm? Trả lời những câu hỏi này sẽ giúp thu hẹp phạm vi lựa chọn các phần mềm quản lý bán hàng có tính năng và quy mô phù hợp.
• Ưu tiên các tính năng hỗ trợ mục tiêu Digital Marketing: Bên cạnh các tính năng quản lý đơn hàng cơ bản, hãy tìm kiếm phần mềm có khả năng thu thập và quản lý dữ liệu khách hàng hiệu quả. Phần mềm nên tích hợp báo cáo bán hàng chi tiết theo từng kênh online, và có khả năng kết nối với các nền tảng quảng cáo hoặc công cụ marketing khác.
• Đánh giá khả năng tích hợp: Một phần mềm tốt nên tích hợp liền mạch với các nền tảng e-commerce, mạng xã hội, cũng như các hệ thống CRM, Marketing Automation hoặc phần mềm kế toán. Khả năng tích hợp giúp đồng bộ dữ liệu, tránh nhập liệu thủ công và tạo ra một hệ sinh thái quản trị doanh nghiệp số toàn diện.
• Xem xét giao diện, tính dễ sử dụng và dịch vụ hỗ trợ: Giao diện trực quan, dễ thao tác sẽ giúp nhân viên nhanh chóng làm quen và sử dụng hiệu quả. Một App quản lý bán hàng trên điện thoại cũng là một lợi thế. Dịch vụ hỗ trợ khách hàng nhanh chóng và chuyên nghiệp là yếu tố quan trọng để giải quyết kịp thời các vấn đề phát sinh.
• Ngân sách và khả năng mở rộng: Đánh giá chi phí sử dụng phần mềm (theo tháng, năm, hoặc trọn đời) và so sánh với ngân sách của doanh nghiệp. Hãy chọn phần mềm có các gói dịch vụ linh hoạt, cho phép nâng cấp khi quy mô kinh doanh phát triển. Nhiều phần mềm bán hàng miễn phí có thể là điểm khởi đầu tốt.
• Độ uy tín và bảo mật thông tin khách hàng: Lựa chọn phần mềm từ các nhà cung cấp uy tín để đảm bảo tính ổn định, bảo mật thông tin đơn hàng và dữ liệu khách hàng, tuân thủ các quy định về bảo vệ dữ liệu.

Kết luận: Tối ưu hóa quy trình đơn hàng để thúc đẩy tăng trưởng kinh doanh số

Đầu tư vào một phần mềm quản lý đơn hàng hiệu quả là yêu cầu bắt buộc để doanh nghiệp phát triển. Nó không chỉ tối ưu vận hành, nâng cao hiệu suất mà còn cung cấp dữ liệu quý báu để hỗ trợ các hoạt động Digital Marketing. Việc lựa chọn đúng công cụ sẽ giúp bạn thúc đẩy tăng trưởng bền vững.

Hy vọng bài viết của PhucT Digital đã mang lại thông tin hữu ích. Nếu có bất kỳ câu hỏi nào, hãy để lại bình luận bên dưới hoặc tham khảo thêm các bài viết khác trên website của chúng tôi tại website.